Yrityksen johdolla on käsitys yrityksen tulevaisuudesta ja sen tuomista haasteista ja tavoitteista. Joillakin yrityksillä tämä on kirjattu strategiaksi tai tulevaisuudensuunnitelmaksi ja joissakin yrityksissä se on ajatelma johtajien päissä. Mitä paremmin tulevaisuus on kiteytetty ja kirjoitettu näkyviin esim. strategiaksi, sitä helpompi se on purkaa arjen toimenpiteiksi ja varmistaa oikeat kehittämispolut.

Seuraava vaihe on purkaa ohessa määritellyt osaamiset pienemmiksi kokonaisuuksiksi. Osaamisen purkamisessa on syytä käyttää useita eri näkökulmia yrityksen toimintojen tai prosessien kautta sekä eri organisaatiotasojen kautta.

Yksiköissä kuten esim. myynnissä, suunnittelussa, tuotannossa keskustellaan mitä osaamispuuhun kuvatut osaamiset käytännössä tarkoittavat yksiköiden osalta. Vaikutukset kirjataan yksityiskohtaisemmiksi osaamisiksi osaamismatriisiin. Kaikki osaamiset eivät koske kaikkia yksiköitä, jolloin ko. kohtiin kirjataan joko viiva tai ei tarvita -lause.

Esimies tarkastaa aiheuttaako osaamismatriisi muutostarpeita toimenkuvissa. Osaamismatriisin vaikutus henkilökohtaisen toimenkuvan mukaisiin tehtäviin käsitellään esimiehen ja työntekijän välillä esimerkiksi kehityskeskusteluiden yhteydessä.

Henkilökohtaisista arvioinneista ja suunnitelmista tehdään yhteenveto, jotta voidaan varmistaa, että toimenpiteet ovat oikeat ja niiden toteuttamiseksi on riittävät resurssit. Yrityksen osaamisen kehittämissuunnitelma tiedotetaan henkilöstölle ja sitä voidaan hyödyntää pohjana yhteistoimintalain mukaisessa henkilöstö- ja koulutussuunnitelman laadinnassa.