När arbetsplatsen har minst tre Pro-medlemmar som arbetar som tjänstemän väljer de en ordinarie och vice förtroendeman bland sig. Om en enskild arbetsplats natur, antalet tjänstemän och förtroendemannens möjligheter att träffa tjänstemännen kräver att mer än en förtroendeman ska väljas, kan om valet avtalas lokalt med arbetsgivaren.

Förtroendemän väljs också för företag eller verksamhetsställen där arbetsgivaren inte tillhör något arbetsgivarförbund.

På en arbetsplats med flera Pro-medlemmar och där det finns tydligt definierade funktionella helheter, har tjänstemännen i allmänhet rätt att välja en avdelningsförtroendeman för en sådan avdelning. Eventuella bestämmelser om detta kan kontrolleras i kollektivavtalet för din egen avtalsbransch.

Valet av förtroendemän förrättas senast i november. Pros styrelse rekommenderar att förtroendemännen väljs för en mandatperiod på tre år i taget. Mandatperioden för valda förtroendemän börjar i början av året.

Förtroendemannavalet organiseras av förtroendemannen, vice förtroendemannen, avdelningsförtroendemännen och vid behov andra utsedda personer, som bildar en valkommitté. På arbetsplatser där det inte ännu finns någon förtroendeman anordnas valet av en valkommitté som utses bland de anställda som är organiserade. Valkommittén ansvarar för att genomföra valet i tid. Valkommittén ska upprätta ett protokoll över valet. Protokollet skickas till den förening eller arbetsplatskommitté som den valda förtroendemannen är medlem i.

Enligt kollektivavtalet kan valet av förtroendeman och avdelningsförtroendeman genomföras på arbetsplatsen. De röstberättigade tjänstemännen informeras om tid och plats för valet minst 14 dagar innan valet förrättas. Meddelandet kan ske antingen genom en personlig möteskallelse eller på en anslagstavla.

Alla medlemmar på arbetsplatsen som är organiserade i Fackförbundet Pro har rätt att rösta i förtroendemannavalet. Röstberättigade i avdelningsförtroendemannavalet är tjänstemännen inom det aktuella området.

Tjänsteman som är organiserad i Fackförbundet Pro och har varit tjänsteman i minst ett år hos ifrågavarande arbetsgivare kan väljas till förtroendeman och avdelningsförtroendeman. Om det berörda företaget inte har varit verksamt i ett helt år får en tjänsteman som har arbetat för företaget under en kortare period väljas till förtroendeman.

Vid val av förtroendemän bör man ta hänsyn till största möjliga täckning mellan olika yrkesgrupper.

Om kansidatnominering tillämpas gör man på följande sätt: Kandidaternas namn och deras samtycke ska meddelas skriftligen till valkommittén inom den överenskomna tidsfristen. Samtidigt som valkommittén tillkännager tid och plats för valet ska den också meddela senast vid vilken tidpunkt den officiella nomineringen av kandidater ska genomföras. Minst sju dagar ska tillåtas för nominering av kandidater. Om tiden och platsen för valet har meddelats mer än 14 dagar före valet, avslutas även den officiella nomineringen av kandidater 7 dagar före valet.

Kandidater som nominerats efter detta läggs inte till på den lista över kandidater som har bekräftats av valkommittén. Vid nomineringen av kandidater ska man ange vilken uppgift kandidaten nomineras till. Om endast en kandidat har nominerats till varje uppgift inom tidsfristen, ska valkommittén bekräfta detta val. I så fall genomförs inget annat valförfarande. Om det finns fler kandidater än de personer som ska väljas ska ett val hållas. Detsamma kan göras i de fall där det inte finns tillräckligt många kandidater till en uppgift. I valet är det även tillåtet att rösta på andra personer än de nominerade.

Valet av förtroendeman ska genomföras på ett sådant sätt att alla organiserade tjänstemän på arbetsplatsen som har rösträtt har möjlighet att delta i valet. Därför kan valet behöva genomföras på ett sådant sätt att det äger rum under en eller flera dagar. Det kan också bli aktuellt att rösta per post om alla röstberättigade inte annars har möjlighet att delta i valet. I sådana fall måste dock omröstningen äga rum inom en förutbestämd tidsperiod.

Organisatörerna av förtroendemannavalet rapporterar valresultatet elektroniskt med blanketten för anmälan. En bekräftelse skickas när blanketten har tagits emot. Den valda förtroendemannen representerar sin egen förening på arbetsplatsen när det gäller arbetsfred, i vilket fall föreningen ansvarar för förtroendemannafunktionerna till denna del.

Förbundet undertecknar anmälan om förtroendeman och returnerar arbetsgivarens exemplar till den valda förtroendemannen. Förtroendemannen bör sedan vidarebefordra den anmälan som hen mottagit till arbetsgivarens ombud. Samtidigt kan förtroendemannen begära avtalsenlig bekräftelse/skriftligt meddelande av arbetsgivaren om vem fungerar som hans eller hennes motförhandlare i enlighet med förtroendemannaavtalet. Förtroendemannen bör informera arbetsgivaren om viceförtroendemannen som agerar förtroendeman då förtroendemannen själv är förhindrad att utföra sin uppgift. Om förtroendemannen inte har haft möjlighet att anmäla detta ska vice förtroendemannen informera arbetsgivaren.