Arbetsgivarens skyldighet att ersätta kostnader för arbetsresan och betala dagtraktamente grundar sig vanligtvis på kollektivavtalens bestämmelser. Det finns också branschspecifika skillnader i ersättning för resekostnader och villkor för utbetalning av dagtraktamente. Därför är det alltid viktigt att kontrollera vilka reseersättningar som har avtalats i det egna kollektivavtalet. Dessutom innehåller företagsspecifika reseregler ofta mer detaljerade anvisningar om affärsresor.

Inkomstskattelagen och Skatteförvaltningens kostnadsbeslut definierar i sin tur i vilken utsträckning ersättning av resekostnader kan betalas skattefritt. Skatteförvaltningen fastställer därför årligen grunden för beräkningen av de naturaförmåner som ska tillämpas för skatteändamål, samt maxbeloppen för kilometerersättningar, dagtraktamenten i hem- eller utlandet samt ersättning för måltider och logi.

Arbetsfördelningen är därför tydlig: i bestämmelserna i kollektivavtalen framgår vad arbetsgivaren behöver ersätta. Skatteförvaltningens kostnadsbeslut fastställer i sin tur de årliga maximala ersättningsbeloppen för resekostnader.

I regel räknas inte den tid som tillbringas på arbetsresor som arbetstid, såvida den inte samtidigt måste betraktas som en arbetsprestation. I praktiken innebär detta att restiden inte beaktas vid beräkning av övertid. Den tid som används för resande räknas i regel inte som arbetstid även om resan sker inom ordinarie arbetstid. Tolkningen av frågan påverkas inte heller av om resan sker på arbetsgivarens order eller om tjänstemannen eventuellt kan få ersättning för restiden.

Tjänstemäns resor kan till viss del utgöras av arbetsprestationen för personer som utför installations- och underhållsarbete vars arbete omfattar korta resor mellan platser där arbete utförs under arbetsdagen.

När en tjänsteman reser inom ordinarie arbetstid betalar arbetsgivaren normalt lön. Vid resor utanför ordinarie arbetstid är arbetsgivaren vanligen inte skyldig att betala lön såvida kollektivavtalet som tillämpas inte innehåller bestämmelser kring detta eller frågan har avtalats mellan arbetsgivaren och tjänstemannen.

Enligt många kollektivavtal kompenseras resor på fritiden enligt följande:

• grundlön för restid under arbetsdagen, dock högst 8 timmar
• grundlön för restid under en ledig dag, dock högst 16 timmar.

Eftersom ersättning för resor på fritiden vanligtvis baseras på kollektivavtal är det alltid viktigt att kontrollera vad som eventuellt har avtalats om ersättning för restid i det egna kollektivavtalet.

En arbetsresa avser vanligtvis en resa som tillfälligt görs av tjänstemannen för att utföra arbetsuppgifter på en särskild arbetsplats. Det är vanligtvis en enda resa till en destination, till exempel en mötesresa, ett kundevenemang eller resor till en kund.

Avståndet mellan bostaden och den faktiska arbetsplatsen betraktas inte som arbetsresa, och arbetsgivaren kan inte skattefritt ersätta arbetstagaren för sådana resor. Arbetstagaren kan dock dra av kostnaderna i sin egen beskattning som utgifter för inkomstens förvärvande. Om arbetsgivaren ersätter kostnaderna för resan mellan hemmet och arbetsplatsen behandlas ersättningen som löneinkomst.