Dataskyddsbeskrivning

1. Den registeransvarigas kontaktuppgifter

Fackförbundet Pro rf är registeransvarig för alla sina medlemmars del och våra Pro-medlemsföreningar för sina egna medlemmars del. I fortsättningen använder vi det gemensamma namnet Pro.

Fackförbundet Pro rf, FO-nummer 0215350–2 | Adress Verkstadsgatan 13 A, 00580 Helsingfors.

• I fråga om medlemskap och egna uppgifter: [email protected]

• Chef för medlemstjänsterna: Sirpa Lappi ([email protected])

• Dataskyddsansvarig: Ira Kyntäjä ([email protected])

2. Personuppgifter som Pro insamlar

Uppgifterna vi insamlar kan indelas i följande fem grupper:

1) Personuppgifter: namn och personbeteckning. Dessutom sparas det givna medlemsnumret.

2) Kontaktuppgifter: adress, telefonnummer, e-postadress

3) Uppgifter om medlemskap: uppgift om anslutning som medlem (och om utträde), Pros medlemsförening, medlemsslag, förtroende- och organisationsuppdrag, medlemsavgiftsuppgifter, betalningsbefrielser, uppgift om medlemskap i arbetslöshetskassan

4) Uppgift om anställningsförhållandet: arbetsgivare, avtalsbransch, datum för då anställningsförhållandet började (för studerandemedlem grunduppgifter i anslutning till studierna)

5) Övriga uppgifter: servicespråk, marknadsföringsförbud, kön, yrkes- och utbildningsuppgifter

Alla uppgifter som insamlas är inte obligatoriska, men de är viktiga för oss, till exempel för att vi ska kunna betjäna våra medlemmar så bra som möjligt samt för vår forskning eller annan central verksamhet.

Personuppgifter kan dessutom insamlas för speciellt definierat ändamål, såsom en kurs eller för att lyckas med medlemstillställning samt för att sköta ett anställningsärende.

3. Personuppgifternas användningsändamål och rättsliga grund

Pros rätt att behandla sina medlemmars personuppgifter grundar sig huvudsakligen på legitimt intresse. Då du blivit vår medlem har det mellan oss bildats ett betydelsefullt och sakenligt förhållande som utgör ett legitimt intresse. Uppgift om medlemskap i fackförbund är uppgift som hör till särskild personuppgiftsgrupp, som Pro som fackförbund kan behandla i samband med sin egen lagliga verksamhet.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att sköta och upprätthålla medlemskapsärenden för att säkerställa att medlemmen får alla förmåner och tjänster som tillkommer henne eller honom på basis av medlemskapet. Personuppgifterna används bara för verksamhet i enlighet med Pros och våra medlemsföreningars stadgar och verksamhetsplan.

Olika behandlingsåtgärder är till exempel upprätthållande av personuppgifter, föreningarnas medlemsförteckning
och arbetsplatsuppgifter samt åtgärder i anslutning till medlemsavgifterna. Pro samlar in och sparar olika förtroendepersonsanmälningar och sänder regelbundet information såväl till alla medlemmar som riktat till vissa medlemsgrupper.

I vissa situationer kan behandlingen av personuppgifter också grunda sig direkt på lag, allmän fördel eller ett separat godkännande. Vi frågar till exempel separat om lov att publicera din bild. Om behandlingens rättsliga grund är godkännande, har du när som helst rätt att dra tillbaka ditt godkännande.

4. Varifrån vi insamlar personuppgifter

Vi får personuppgifter av dig själv, från anslutningsblanketten och andra blanketter och anmälningar, av arbetsgivaren med fullmakten om inkassering av medlemsavgift eller med ditt godkännande annanstans ifrån, till exempel från ditt tidigare förbund. Uppgifter som uppdateras i Befolkningsregistercentralen får vi automatiskt, såvida du inte förbjudit överlåtelse av dina uppgifter.

Det är vanligt att vi behöver fråga dig om tilläggsuppgifter eller precisering i anslutning till ditt medlemskap. Det är nödvändigt att fråga dem för att säkra att uppgifterna är korrekta.

Vi får dessutom en del personuppgifter via webbplatsen eller användningen av tjänster. Täckningen och bevarandet av de insamlade uppgifterna kan därmed variera.

5. Behandlarna av personuppgifter och överlåtelse till andra

Pros personal behandlar personuppgifter inom ramen för sina arbetsuppgifter. Som hörande till samma förbundshelhet kan personuppgifterna användas:

• Medlemsföreningarnas styrelser har på medlemssajten till sitt förfogande en applikation som begränsat omfattar uppgifterna om varje förenings egna medlemmar.

• Förtroendepersonerna har till sin användning en applikation på medlemssajten som begränsat omfattar uppgifter om de medlemmar som förtroendepersonen representerar.

Vi kan överlåta dina uppgifter till en tredje part på sätt som lagstiftningen förutsätter. Till exempel kan Pros samarbetspartners begränsat behandla personuppgifter för att erbjuda förmån baserad på vårt medlemskap. Likaså kan uppgifter under vissa förutsättningar överlåtas för vetenskaplig forskning.

Vi kan dessutom överlåta dina personuppgifter till av Pro befullmäktigade utomstående som behandlar uppgifter för vår del åt oss. Överlåtelsen grundar sig på avtal som binder parterna och förbindelser om dataskydd. Dessa utomstående är vanligen företag som erbjuder informationshanterings- eller marknadsföringstjänster. Ägandet av uppgifterna övergår inte från registeransvarig till tredje part och den tredje parten har inte rätt till användning utöver uppdraget.

6. Åtgärder för att skydda personuppgifterna

Vi sköter om sakenligt skydd av dina personuppgifter såväl med tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder. Vi använder tidsenliga anvisningar och program i anslutning till datasekretess och datasäkerhet, med vilka vi skyddar uppgifterna vi har i vår besittning från olika slags skada och missbruk.

Det krävs inloggning till Pros medlemssajt. Rätt att logga in har Pros medlemmar och den som loggar in identifieras utgående från uppgifterna i Pros medlemsregister.

Då det är möjligt väljer vi som bevaringsplats för dina uppgifter datasäkra servercentraler i Europa. För närvarande använder vi inte alls resurser eller servrar utanför EU-/ESS-området.

7. Förvaringstiden för personuppgifterna

Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för att sköta medlemskapet eller förverkliga en tjänst, vi har en lagstadgad skyldighet att förvara uppgifter eller så sker förvaringen i arkivering för allmän fördel.

Då ditt medlemskap upphör förvarar vi medlemsuppgifterna i elektroniskt medlemsregister högst 10 år efter att medlemskapet upphörde, om du inte före det ber att uppgifterna tas bort.

Uppgifter på blanketter på webbplatsen tas automatiskt bort från det tillfälliga förvaringsstället sex (6) månader efter sändningen.

8. Medlemmarnas rättigheter i anslutning till integritetsskydd

Du har följande rättigheter och begäran om att använda dem bör sändas per e-post till adressen [email protected].

Du noterar väl att alla rättigheter inte är villkorslösa. Om du vill använda dina nedan nämnda rättigheter, bedöms begäran beroende på situation och från fall till fall. Om du är missnöjd med vårt svar kan du föra ärendet för att granskas av dataombudsmannen.

Rätt att be om tillträde till dina uppgifter (granskningsrätt)

Du har rätt att bekanta dig med dina personuppgifter som vi besitter. Det är också annars viktigt att du regelbundet granskar och korrigerar dina uppgifter. Du kan när som helst granska dina person-, kontakt- och medlemsuppgifter i Proplus: Proplus/Jäsentietoni. Där syns de viktigaste uppgifterna som är sparade om dig.

Du kan själv påverka vilka uppgifter om dig som syns i medlemssajten för andra användare. Publicering av profilen betyder att andra användare av sajten finner dig med sökfunktionen. Då kan du också själv delta i diskussioner och publicera innehåll. Om du inte publicerat din profil kan du endast läsa innehåll som andra publicerat.

Utöver medlemsregistret finns det i Pro några andra personregister, som hänger ihop med en viss tjänst och där det sparats uppgifter i samband med den här tjänsten (till exempel anställnings- och meningsskiljaktighetsärenden). Om dem har det gjorts egna dataskyddsbeskrivningar, som du har möjlighet att bekanta dig med.

Rätt att korrigera uppgifter

Om uppgifterna är felaktiga eller bristfälliga har du rätt att begära korrigering av uppgifterna. Du kan också själv korrigera dina uppgifter i Proplus: Proplus/Jäsentietoni. Där syns de viktigaste uppgifterna som sparats om dig.

Rätt att ta bort uppgifter

Du har rätt att be att dina uppgifter tas bort i följande fall:

• Personuppgifterna behövs inte längre för de ändamål som de insamlats för.
• Du annullerar ditt godkännande för behandling av uppgifter och det finns ingen annan laglig grund för behandlingen.
• Du motsätter dig behandling av uppgifter och det inte finns motiverad orsak för att fortsätta behandlingen.
• Behandlingen av uppgifterna är lagstridig.

Pro kan ha rätt att på basis av legitimt intresse eller lag behandla dina personuppgifter också en viss tid efter att medlemskapet upphört.

Rätt att motsätta sig och förbud mot direktmarknadsföring

Du har rätt att av orsak i anslutning till personlig särskild situation motsätta dig behandling av dina uppgifter, om du upplever att vi behandlat dina personuppgifter i strid med lagen eller att vi inte har rätt att behandla några av dina personuppgifter.

Du har när som helst rätt att motsätta dig att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring.

Rätt att begränsa behandling av personuppgifter

Om du bestrider att uppgifterna i våra register är korrekta eller lagligheten i behandlingen av uppgifterna, eller om du motsatt dig behandlingen av uppgifterna i enlighet med dina rättigheter, kan du be oss begränsa behandlingen av dina personuppgifter till att bara förvara uppgifterna. Behandlingen av uppgifterna begränsas då bara till förvaring av uppgifterna tills uppgifternas riktighet fastställts eller vi har kunnat granska om våra legala intressen är primära i förhållande till dina intressen.

Rätt till uppgifternas flyttbarhet

Du har rätt att få personuppgifterna du gett oss i maskinellt läsbar form. Du noterar väl att vi också kan förvara och använda dina uppgifter om det är nödvändigt för att följa skyldigheter enligt lagstiftningen, lösa tvister eller verkställa avtalen.

9. Proliitto.fi-webbplatsen och ProStoori-nyhetsbrevet, proliitto.fi/kuntavaalit-sidorna

På vår webbplats Proliitto.fi kan vi fråga efter dina kontaktuppgifter, personuppgifter samt uppgifter om ditt anställningsförhållande, för att sköta ditt medlemskap och hålla kontakt.

Prenumerationen av ProStoori.fi-nyhetsbrevet baserar sig på medlemskap eller egen prenumeration. Du kan när som helst avlägsna dig från postningslistan. Anvisningar för att göra det finns i slutet av ProStoori-nyhetsbrevet.

På Proliitto.fi-webbplatsen använder vi kakor och annan motsvarande teknologi, så att vi kan leverera dig produkter och tjänster, erbjuda en trygg webbomgivning, genomföra marknadsföringsåtgärder, möjliggöra en bättre medlemsupplevelse på webben, följa med analys av vår webbplats och erbjuda dig möjligast intressant innehåll. All insamlad information är anonym och utförda funktioner på webben kan inte med hjälp av informationen kopplas till en viss person.

På valsidorna grundar sig presentationen av medlemmar på deras egen vilja och uppgifterna fås av dem. Det är möjligt för kandidaterna att ändra sina uppgifter eller ta bort dem efter publiceringen. Registret som bildas av kandidaterna används till att hålla kontakt i ärenden om valet, såsom för inbjudan till Pros tillställningar, som sänds till kandidaterna. Kandidatuppgifterna tas bort från webbsidorna efter valet, med undantag för de kandidater som blivit valda. De har vid presentationen gett sitt samtycke till att uppgifterna sparas på Pros webbplats under valperioden, om de inte själva separat ber om att uppgifterna tas bort från sidorna.

De flesta webbläsare godkänner automatiskt kakorna, men om du vill kan du ändra din webbläsares inställningar och när som helst ta kakorna ur bruk. Du kan undvika kakor genom att ändra inställningarna i din webbläsare och förbjuda användningen av dem.