Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Ammattiliitto Pro ry on rekisterinpitäjä kaikkien jäsentensä osalta ja prolainen jäsenyhdistyksemme omien jäsentensä osalta. Jäljempänä käytämme vain yhteistä nimeä Pro.

Ammattiliitto Pro ry, Y-tunnus 0215350-2 | Osoite Työpajankatu 13 A, 00580 Helsinki.

• Jäsenyyteen ja omiin tietoihin liittyvät asiat: [email protected]
• Jäsenpalvelupäällikkö: Sirpa Lappi ([email protected])
• Tietosuojavastaava: Ira Kyntäjä ([email protected])

2. Mitä henkilötietoja Pro kerää

Keräämämme tiedot voi jaotella seuraaviin viiteen ryhmään:

1) Henkilötiedot: nimi ja henkilötunnus. Lisäksi tallennetaan annettu jäsennumero.

2) Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

3) Jäsenyystiedot: jäseneksi liittymistieto (ja eroamistieto), Pron jäsenyhdistys, jäsenlaji, luottamus- ja järjestötehtävät, jäsenmaksutiedot, maksuvapautukset, työttömyyskassan jäsenyystieto

4) Työsuhdetiedot: työnantaja, sopimusala, työsuhteen alkamispäivänmäärä (opiskelijajäseneltä opiskeluun liittyvät perustiedot)

5) Muut tiedot: asiointikieli, markkinointiesto, sukupuoli, ammatti- ja koulutustiedot

Kaikki kerättävät tiedot eivät ole pakollisia tietoja, mutta ne ovat meille tärkeitä esimerkiksi palvellaksemme jäseniämme mahdollisimman hyvin sekä tutkimustoimintamme tai muun keskeisen toimintomme vuoksi.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä tiettyä yksilöityä tarkoitusta varten, kuten koulutustilaisuuteen tai jäsentapahtumaan osallistumisen vuoksi sekä työsuhdeasian hoitamiseksi.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperusta

Pron oikeus käsitellä jäsentensä henkilötietoja perustuu pääosin oikeutettuun etuun. Kun olet liittynyt jäseneksemme, on välillemme muodostunut oikeutetun edun muodostava merkityksellinen ja asianmukainen suhde. Tieto ammattiliiton jäsenyydestä on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluva tieto, jota Pro ammattiliittona voi oman laillisen toimintansa yhteydessä käsitellä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenyysasioiden hoito ja ylläpito sen varmistamiseksi, että jäsen saa kaikki hänelle jäsenyytensä perusteella kuuluvat edut ja palvelut. Henkilötietoja käytetään vain Pron ja jäsenyhdistystemme sääntöjen ja toimintasuunnitelman mukaiseen toimintaan.

Erilaisia käsittelytoimia ovat esimerkiksi henkilötietojen, yhdistysten jäsenluettelon ja työpaikkatietojen ylläpito sekä jäsenmaksuasioihin liittyvät toimenpiteet. Pro kerää ja tallentaa erilaiset luottamushenkilöilmoitukset sekä lähettää säännöllisesti sekä kaikille jäsenille tarkoitettua että tietyille jäsenryhmille kohdennettua viestintää.

Joissakin tilanteissa henkilötietojen käsittely voi myös perustua suoraan lakiin, yleiseen etuun tai erilliseen suostumukseen. Esimerkiksi kuvasi julkaisemiseen kysymme luvan erikseen. Jos käsittelyn oikeusperusta on suostumus, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi.

4. Mistä keräämme tietoja

Henkilötietoja saamme sinulta itseltäsi, liittymislomakkeesta ja muista lomakkeista ja ilmoituksista, jäsenmaksun perintäsopimus-valtakirjalla työnantajalta tai suostumuksellasi muualta, esimerkiksi aiemmasta liitostasi. Väestörekisterikeskukseen päivittyvät tiedot saamme automaattisesti, ellet ole kieltänyt tietojesi luovuttamista.

Tavallista on, että joudumme kysymään sinulta jäsenyyteesi liittyviä lisätietoja tai tarkennusta. Tietojen kysyminen on tarpeellista tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi.

Lisäksi saamme jonkin verran henkilötietoja verkkosivujen kautta tai palveluiden käytöstä. Kerättävien tietojen kattavuus ja säilytys voi siten vaihdella.

Whistleblowing-direktiivi

Ammattiliitto Prossa on käytössä Whistleblowing–direktiivin mukainen First Whistle -palvelu, joka on ostettu Juuriharja Oy:stä turvaamaan ilmoituksien anonymiteetin. Tarkemmat lisätiedot heidän palvelun toiminnasta löydät heidän nettisivuiltaan: https://firstwhistle.juuriharja.fi/. First Whistle -ilmoituskanava tarjoaa mahdollisuuden ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä, kuten sopimattomasta menettelystä tai vilpillisestä, epäasianmukaisesta, epärehellisestä, laittomasta tai piittaamattomasta toiminnasta tai käytöksestä. Ilmoituskanava ei ole tarkoitettu erimielisyyksien tai reklamaatioiden käsittelyyn, vaan niissä toivomme olemaan suoraan yhteydessä jäsenpalveluumme tai työsuhde- ja virkaehtoneuvontaan.

Voit tehdä ilmoituksen ilmotuskanavaan nimettömänä, mutta asian ratkasemisen nopeuttamiseksi kannustamme ensisijaisesti ilmottamaan epäilemistäsi rikkomuksista avoimesti omalla nimelläsi ja yhteystiedoillasi. Kaikki ilmoitukset käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti.

Ilmotuskanavaan jätetyt ilmoitukset ovat Ammattiliitto Pron henkilöstöpäällikön, lakiasianpäällikön sekä hallintojohtajan luettavissa. Ilmoituksen ratkettua, tai kun siihen liittyviä tietoja ei enää tarvita, henkilöihin liittyvät tiedot tai tunnistetiedot poistetaan.

5. Henkilötietojen käsittelijät ja luovuttaminen muille

Pron henkilöstö käsittelee henkilötietoja työtehtäviensä puitteissa. Samaan liittokonaisuuteen kuuluvina henkilötietoja voivat käyttää:

• Jäsenyhdistysten hallituksen käytössä on jäsensivustolla sovellus, joka kattaa rajoitetusti kunkin yhdistyksen omien jäsenten tiedot.
• Luottamushenkilöiden käytössä on jäsensivustolla sovellus, joka kattaa rajoitetusti niiden jäsenten tiedot, joita luottamushenkilö edustaa.

Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Esimerkiksi Pron yhteistyökumppanit voivat käsitellä rajoitetusti henkilötietoja jäsenyyteemme perustuvan edun tarjoamiseksi. Samoin tietoja voidaan tietyin edellytyksin luovuttaa tieteellistä tutkimusta varten.

Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi Pron valtuuttamille ulkopuolisille palvelun tarjoajalle, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja lukuumme. Luovutus perustuu osapuolia sitovaan sopimukseen ja tietosuojaa koskeviin sitoutumuksiin. Nämä tahot ovat tyypillisesti tietohallinto- tai markkinointi- palveluja tarjovat yritykset. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön.

6. Henkilötietojen suojaamistoimet

Huolehdimme henkilötietojesi asianmukaisesta suojaamisesta sekä teknisin että organisatorisin suojatoimenpitein. Meillä on käytössä ajanmukaiset tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät ohjeistukset ja ohjelmat, joilla suojaamme hallussamme olevia tietoja erilaisilta vahingoilta ja väärinkäytöksiltä.

Pron jäsensivustolle pääsy edellyttää kirjautumista. Kirjautumisoikeus on Pron jäsenillä ja kirjautuja tunnistetaan Pron jäsenrekisterin tietojen perusteella.

Milloin mahdollista, valitsemme tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Tällä hetkellä emme käytä lainkaan EU-/ETA -alueen ulkopuolella olevia resursseja tai palvelimia.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on jäsenyyden hoitamiseksi tai palvelun toteuttamiseksi tarpeellista, meillä on lakisääteinen velvollisuus tietojen säilyttämiseen tai säilytys tapahtuu yleisen edun mukaiseen arkistointiin.

Kun jäsenyytesi päättyy, säilytämme jäsenyystietoja sähköisessä jäsenrekisterissä enintään 10 vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen, ellei jäsen ole pyytänyt tietojensa poistoa tätä ennen.

Verkkosivuilta lähetetyt lomaketiedot poistetaan väliaikaisesta tallennuspaikasta automaattisesti kuuden (6) kuukauden kuluttua lähetyksestä.

8. Yksityisyyden suojaan liittyvät jäsenen oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen [email protected].

Huomaathan, että kaikki oikeudet eivät ole ehdottomia. Jos haluat käyttää alla lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Jos olet tyytymätön vastaukseemme, voit viedä asian tietosuojavaltuutetun tutkittavaksi.

Oikeus pyytää pääsyä tietoihisi (tarkastusoikeus)

Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. On muutoinkin tärkeää, että tarkistat ja korjaat tietosi säännöllisesti. Voit milloin tahansa tarkastaa henkilö-, yhteys- ja jäsentietosi Proplussassa: Proplus/Jäsentietoni. Tätä kautta näkyvät tärkeimmät sinusta tallennetut tiedot.

Voit itse vaikuttaa siihen, mitä tietoja sinusta näkyy jäsensivustolla muille käyttäjille. Profiilin julkaiseminen tarkoittaa sitä, että muut sivuston käyttäjä löytävät sinut käyttäjähaulla. Tällöin voit myös itse osallistua keskusteluihin ja julkaista sisältöä. Jos et ole julkaissut profiiliasi, voit ainoastaan lukea muiden julkaisemaa sisältöä.

Jäsenrekisterin lisäksi Prossa on joitakin muita henkilörekistereitä, jotka liittyvät tiettyyn palveluun ja joihin on tallennettu tietoja tämän palvelun yhteydessä (esimerkiksi työsuhde- ja erimielisyysasiat). Näistä on laadittu omat tietosuojaselosteet, joihin sinulla on mahdollisuus tutustua.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista. Voit myös itse korjata tietosi Prolussassa: Proplus/Jäsentietoni. Tätä kautta näkyvät tärkeimmät sinusta tallennetut tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin.
• Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
• Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole perusteltua syytä.
• Tietojen käsittely on lainvastaista.

Prolla voi olla oikeutettuun etuun tai lakiin perustuva oikeus käsitellä henkilötietojasi myös tietyn ajan jäsenyyden päättymisen jälkeen.

Vastustamisoikeus ja suoramarkkinoinnin kielto

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella vastustaa tietojesi käsittelyä,mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Sinulla milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Jos kiistät rekisteröimiemme tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Huomioithan, että voimme myös säilyttää ja käyttää tietojasi, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.

9. Proliitto.fi-nettisivut, ProStoori-uutiskirje, vaalit-sivusto

Proliitto.fi-sivuilla voimme kysyä yhteystietojasi, henkilötietojasi sekä tietoja työsuhteestasi jäsenyytesi hoitamista sekä yhteydenpitoa varten.

ProStoori.fi-uutiskirjeen tilaus perustuu jäsensuhteeseen tai omaan tilaukseesi. Voit koska tahansa poistua postituslistalta. Ohjeet tätä varten löydät ProStoori-uutiskirjeen lopusta.

Proliitto.fi-sivustolla käytämme evästeitä ja muuta vastaavaa teknologiaa, jotta voimme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita, tarjota turvallisen verkkoympäristön, toteuttaa markkinointitoimia, mahdollistaa paremman jäsenkokemuksen verkossa, seurata verkkosivustomme analytiikkaa ja tarjota sinulle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.

Vaalisivustolla jäsenten esittäytyminen perustuu heidän omaan tahtoonsa ja tiedot tulevat heiltä. Ehdokkaiden on mahdollista muokata tietojaan tai poistaa tietonsa julkaisun jälkeen. Ehdokkaista muodostunutta rekisteriä käytetään yhteydenpitoon vaaleja koskevissa asioissa, kuten ehdokkaille lähetettävissä kutsuissa Pron tilaisuuksiin. Ehdokastiedot poistetaan kotisivuilta vaalien jälkeen lukuun ottamatta ehdokkaita, jotka on valittu. He ovat antaneet esittäytyessään suostumuksensa tietojen säilyttämiseen Pron nettisivuilla vaalikauden ajan, elleivät itse erikseen pyydä tietojen poistamista sivustolta.

Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.