Työnantajan velvollisuus korvata työmatkasta aiheutuvat kustannukset ja suorittaa päivärahaa perustuu yleensä työehtosopimusten määräyksiin. Matkakustannusten korvauksissa ja päivärahan maksamisen edellytyksissä on myös alakohtaisia eroja, jonka vuoksi on aina tärkeää tarkistaa omasta työehtosopimuksesta, mitä matkakorvauksista on sovittu. Tämän lisäksi yrityskohtaisissa matkustussäännöissä on usein tarkentavia ohjeita työmatkoihin liittyen.
Tuloverolaki ja verohallinnon kustannuspäätös määrittävät puolestaan, miltä osin matkakustannusten korvauksia voidaan suorittaa verovapaasti. Verohallitus vahvistaakin vuosittain verotuksessa noudatettavat luontoisetujen laskentaperusteet sekä kilometrikorvausten, koti- ja ulkomaanpäivärahojen ja ateria- ja majoittumiskorvausten enimmäismäärät.
Työnjako on siis selvä: työehtosopimusten määräykset kertovat, mitä työnantajan pitää korvata. Verohallinnon kustannuspäätös määrittää puolestaan vuosittain matkakustannusten korvausten enimmäismäärät.
Työmatkojen osalta matkustamiseen käytettyä aikaa ei pääsääntöisesti lasketa työajaksi, ellei sitä ole samalla pidettävä työsuorituksena. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että matka-aikaa ei oteta huomioon ylitöitä laskettaessa. Matkaan käytettyä aikaa ei lähtökohtaisesti lueta työajaksi, vaikka matkustaminen tapahtuisi säännöllisen työajan puitteissa. Asian tulkintaan ei myöskään vaikuta se, tapahtuuko matka työnantajan määräyksestä taikka se maksetaanko toimihenkilölle mahdollisesti matka-ajalta korvausta.
Toimihenkilötehtävissä matkustaminen voi muodostua osaksi työsuoritusta lähinnä sellaista asennus- ja huoltotyötä tekevillä henkilöillä, joiden työhön olennaisena osana kuuluu työpäivän aikana tehtävät lyhyehköt matkat työn suorituspaikasta toiseen.
Toimihenkilön matkustaessa säännöllisen työajan puitteissa työnantaja maksaa normaalisti palkkaa. Matkustamisen tapahtuessa säännöllisen työajan ulkopuolella työnantajalla ei tavallisesti ole palkanmaksuvelvollisuutta, ellei sovellettavassa työehtosopimuksessa ole sitä koskevia määräyksiä taikka asiasta ole sovittu työnantajan ja toimihenkilön välillä.
Monien työehtosopimusten mukaan matkustamisen tapahtuessa vapaa-aikana, maksetaan siitä korvausta seuraavasti:
- työpäivänä matkustusajalta, kuitenkin enintään 8 tunnilta peruspalkka
- vapaapäivänä matkustusajalta, kuitenkin enintään 16 tunnilta peruspalkka.
Koska vapaa-ajalla tapahtuvan matkustamisen korvaaminen perustuu tavallisesti työehtosopimuksiin, on aina tärkeää tarkistaa omasta työehtosopimuksesta, mitä matka-ajan korvaamisesta on mahdollisesti sovittu.
Työmatkalla tarkoitetaan tavallisesti matkaa, jonka toimihenkilö tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityisellä työntekemispaikalla. Kyseessä on yleensä yksittäinen matka matkakohteeseen kuten esimerkiksi kokousmatka, asiakastapahtuma tai asiakkaan luokse matkustaminen.
Asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa ei pidetä työmatkana ja tallaisista matkoista aiheutuneita kustannuksia työnantaja ei voi korvata työntekijälle verovapaasti. Työntekijä voi kuitenkin vähentää kustannukset omassa verotuksessaan tulonhankkimismenoina. Jos työnantaja korvaa kodin ja työpaikan välisten matkojen kustannuksia, korvausta käsitellään palkkatulona.