Kussakin työehtosopimuksessa on omat lyhentämisvapaiden kertymistä (ansaintaa) koskevat määräyksensä. Tarkista käytössä oleva kertymäjärjestelmä ja sen yksityiskohdat ovat työehtosopimuksestasi.

Useimpien Pron solmimien työehtosopimusten mukaan työajan lyhennysvapaat kertyvät kumulatiivisesti. Tällöin vapaata kertyy tehdyistä säännöllisistä työpäivistä sekä niihin rinnastettavista päivistä työehtosopimukseen otetun kertymätaulukon mukaan. Kumulatiivinen kertymäjärjestelmä on käytössä mm. useissa teollisuuden alan sekä rakennusalan työehtosopimuksissa.

Pääsääntöisesti 17 tehdystä säännöllisestä työvuorosta kertyy aina yksi lyhennysvapaa. Työehtosopimusten taulukoissa on kuitenkin hienoisia eroja.

Joidenkin Pron työehtosopimusten mukaan työajan lyhennysvapaat kertyvät neljännesvuosittain. Tarkista siis oma työehtosopimuksesi, kysy asiasta luottamusmieheltäsi tai ole meihin yhteydessä.

Kussakin työehtosopimuksessa on omat yksityiskohtaiset määräyksensä vapaan antamisesta. Seuraavassa muutamia yleisluonteisia sääntöjä vapaiden antamisesta:

Työajan lyhennysvapaa annetaan työnantajan osoittamana ajankohtana pääsääntöisesti vähintään työvuoro kerrallaan. Vapaan antamistavasta voidaan useimpien työehtosopimusten mukaan sopia paikallisesti työehtosopimuksesta poiketen.

Lyhennysvapaat tai osa niistä voidaan sijoittaa etukäteen kalenteriin (työtuntijärjestelmä). Jollei lyhennysvapaata ole huomioitu työtuntijärjestelmässä, vapaan ajankohta tulee ilmoittaa etukäteen toimihenkilölle työehtosopimuksen mukaista ilmoitusaikaa noudattaen. Ilmoitusajat vaihtelevat viikon ja kahden viikon välillä.

Työajan lyhennysvapaata ja vuosilomaa ei saa määrätä päällekkäin, koska tällöin lyhennysvapaa ei lyhennä keskimääräistä työaikaa (vuosiloma huomioidaan työaikaa lyhentävänä ko. järjestelmässä ja se osaltaan tasaa työajan työehtosopimuksen mukaiseen keskimäärään).

Jos työajan lyhennysvapaa annetaan samanaikaisesti koko yritykselle tai sen jollekin yksikölle, katsotaan toimihenkilön saaneen lyhennysvapaan, vaikka hän olisi kyseisenä päivänä pois työstä muun syyn kuten sairauden johdosta.

Työehtosopimuksissa on säännökset siitä mihin mennessä pitämättömät lyhennysvapaat on viimeistään annettava. Pääsääntöisesti vapaat tulee antaa seuraavan vuoden huhti- tai kesäkuun loppuun mennessä. Jos vapaata on työehtosopimuksessa määriteltynä aikana vielä antamatta, korvataan pitämätön vapaa kuten viikoittainen ylityö.

Työsuhteen päättyessä työnantajan tulee maksaa palkka sopimuksen mukaan kertyneeltä, mutta antamatta jääneeltä vapaalta.

Vuosiloman pituutta määrättäessä pidetään työssäolopäivien veroisina päivinä myös niitä päiviä, joina toimihenkilö on ollut työajan lyhentämisvapaalla.

Työtuomioistuin on useissa tuomioissaan vahvistanut, että myös osa-aikaeläkkeen vuoksi osa-aikatyöhön siirtyneellä toimihenkilöllä on oikeus saada työajan lyhennysvapaata. Näissä tapauksissa työajan lyhennysvapaata on annettava tehdyn työajan suhteessa kokotyöaikaan.

Esimerkiksi 60 prosenttista työaikaa osa-aikaeläkkeen vuoksi tekevälle toimihenkilölle on annettava vastaava 60 % osuus vuotuisesta työajan lyhennysvapaasta.

Tämä suhteutus on mahdollista toteuttaa myös osa-ajan palkan määrittelyn kautta, mikäli toimihenkilö ja työnantaja osa-aikatyöstä sopiessaan niin erikseen sopivat.