Kopieringsmaskinen krånglar. På mötet är man tvungen att vänta på Matti och kaffepausen drar ut på tiden då en kollega vitt och brett berättar om sitt barns vattkoppor. Att sådan arbetsdag.
– Det går lätt tio minuter till att kämpa med en krånglande kopieringsmaskin, andra tio minuter till att vänta på den som är försenad och ytterligare tio minuter till att snacka med kollegan, konstaterar ansvariga branschombudsmannen Jari-Pekka Suokas i Fackförbundet Pro.
Avbrott i tjänstemännens arbete var objektet för undersökningen som Finlands Näringsliv och STTK:s produktivitetsarbetsgrupp initierat och som publicerades i juni. Den förverkligades som en enkät bland Pros medlemmar och i ledningsgruppen för undersökningen var Työtehoseura, Arbetshälsoinstitutet och Teknologiindustrin representerade.
Det kom fram att 20–30 procent av tjänstemännens arbetstid går till olika avbrott. Av dem orsakas över hälften av arbetskamrater, en utomstående person, chef eller medarbetare.
– Ett avbrott är bra då båda parter har nytta av det eller då den som avbryts kan hjälpa. Då får alla bra att vara. Andra slags avbrott avbryter i onödan tankegången, säger Suokas, som företrädde Pro i arbetsgruppen för undersökningen.
Drygt en fjärdedel av avbrotten beror på organiseringen av arbetet, såsom att ett behövligt beslut saknas, och resten 15 procent beror på tekniska fel. Av dem har man sällan nytta.
Hör kaffekokande till arbetsbilden?
Av administrativa uppgifter upplevs rapportering till utomstående, interna möten och deltagande i utvecklingsuppgifter på arbetsplatsen lättast som att de stör arbetet.
– De hör till arbetet om de för arbetet framåt. Men det finns för mycket av överlappande rapportering, dåligt planerade möten och utvecklingsarbete som plötsligt dyker upp utöver det egna arbetet, analyserar Jari-Pekka Suokas.
Största delen av tjänstemännen får nya uppgifter på bordet innan de gamla är avklarade. De minskar den oavbrutna arbetstiden.
– Överlappande arbeten är en del av livet, men onödig splittring måste undvikas. Det är ingens fördel om människorna blir för stressade.
Enligt Suokas är tjänstemännens arbetstid för skötseln av de egna kärnuppgifterna redan åtstramad till max. Det finns knappt något spelutrymme.
– Det viktigaste är att ledningen är medveten om hur mycket någon administrativ rutin tar av de anställdas arbetstid. Befattningsbeskrivningarna måste vara uppdaterade, konstaterar han.
Nu går nästan 13 procent av tjänstemännens arbetstid till arbete som inte hör till befattningen.
En tjänsteman berättade att han ansvarar för att varje morgon och eftermiddag koka kaffe i kontoret. Chefen förstod inte att det här gott och väl tar fem procent av arbetstiden.
Miljön har betydelse
I arbetsmiljön är de mest störande faktorerna ljud och felaktig temperatur. De är ofta problem i kontorslandskap och minskar den oavbrutna arbetstiden för nästan alla slags tjänstemän.
– Kontorslandskap verkar närmast passa chefer. Deras arbetstid är också annars mer splittrad än andras, konstaterar Jari-Pekka Suokas.
Det är meningen att fortsätta förundersökningen av störande faktorer genom att närmare fördjupa oss i fem branscher, vilka täckte mer än hälften av de 2 178 respondenterna: teknologi- och kemiindustrin samt finansierings-, datakommunikations- och servicebranschen.
– Det räcker inte att vi bara konstaterar problemen. Vi måste också komma på lösningar. Sist och slutligen är det fråga om små saker och en del av dem kan alla också själva påverka.
– Vi använder på kontoret stör ej-lappar som man kan hänga på dörren. Man kan också besluta på kontoret att det inte hålls möten en viss dag i veckan, föreslår Suokas.
Det lönar sig att satsa på att personalen kan använda behövliga program och apparater. En fungerande teknik sparar mycket tid.
Angående att börja möten tycker Suokas att man kunde förhålla sig såsom i skolan: man väntar inte på dem som är sena. Sist och slutligen är det fråga om allas fördel.
– Om det på grund av sådana saker uppstår behov av längre arbetsdagar undergräver det företagens konkurrenskraft och produktivitet.
Ammatissa Pro-tidningen/ Laura Pörsti
Översättning Susanne Paetau