1. Rekisterinpitäjä
Ammattiliitto Pro ry, Y-tunnus 0215350-2 | Osoite Työpajankatu 13 A, 00580 Helsinki.
Rekisterin vastuuhenkilö
Koulutuspäällikkö Sari Lassila ([email protected]), puh. 0400 194 492.
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Tietosuojavastaava: Ira Kyntäjä ([email protected]), puh. 09 172 731
3. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida ja toteuttaa liiton sekä sen yhdistysten ja aluejohtokuntien järjestämiä koulutuksia ja tapahtumia ja pyrkiä turvaamaan niiden sujuva ja turvallinen järjestäminen.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
-
koulutusten ja tapahtumien järjestäminen
-
osallistujien ilmoittautumisen hallinta
-
koulutukseen osallistuvien pätevyyksien hallinta
-
koulutusten ja tapahtumien käytännön toteutus (mm. osallistujalistat ja verkko-oppimisympäristö)
-
koulutuksiin ja tapahtumiin liittyvä viestintä ja palaute
-
työnantajilta perittävien ateria- ja kurssirahakorvausten laskuttaminen
-
tilastointi ja toiminnan kehittäminen
-
mahdollinen julkisen rahoituksen edellyttämät osallistujatiedot
Käsittelyperusteenamme on koulutuksen tai tapahtuman järjestämistarkoituksiin liittyvissä asioissa sinun ja meidän välisemme sopimuksen täytäntöönpano tai sinun antama suostumus.
Ei-jäsentemme henkilötietojen käsittely esimerkiksi liiton tapahtumissa perustuu liiton oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on tapahtuman järjestäminen ja jäsenhankinnan mahdollistaminen. Käsittely on rajattu vain välttämättömiin tietoihin. Ei-jäsenellä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.
Tilastoinnin ja julkisen rahoituksen osalta käsittelyperusteenamme on lakisääteinen velvoite, ja oikeutettu etu silloin kun tietoja käytetään edellä mainittujen tahojen toiminnan suunnitteluun, tilastointiin ja kehittämiseen.
Liitto saa osaan koulutuksista valtionapua TJS-tuen muodossa. Tietojen keruu perustuu lakiin vapaasta sivistystyöstä (632/1998) ja tilastolakiin (280/2004).
4. Käsiteltävät henkilötiedot
-
Nimi ja yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoitetiedot)
-
Ammattiliiton jäsenyystiedot
-
Luottamustehtävätiedot
-
Sopimusalatieto ja työnantajatiedot
-
Ilmoittautumis- ja osallistumistiedot
-
Pätevyystiedot (koskee liiton koulutuksia)
-
Erityisruokavaliot ja muut koulutusjärjestelyihin liittyvät vapaaehtoiset lisätiedot (mm. majoitus- ja matkustustiedot)
-
Mahdolliset arviointitiedot
-
TJS-tuen hakua varten kerättävät tiedot (sukupuoli, syntymävuosi, koulutustausta, pääasiallinen toiminta, äidinkieli)
-
Kuva (vapaaehtoinen)
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan:
-
Rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä
-
Ammattiliiton jäsenrekisteristä (jäsenyyden ja mahdollisen luottamustehtävän varmistus)
-
Oppilaitokselta (palvelun tuottamista varten)
-
Ei-jäsenten osalta tapahtumaan tai koulutukseen osallistuvien tiedot saadaan kyseiseltä henkilöltä itseltään tai hänen hyväksynnällään jäsenen kautta ilmoitettuna.
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirto
Tietoja voidaan luovuttaa koulutusten ja tapahtumien käytännön järjestäjille (esim. kurssikeskukset, hotellit), mutta vain siltä osin kuin se on välttämätöntä (esim. osallistujalista, erityisruokavaliot).
Yhdistyksen hallituksen jäsenillä ja aluejohtokunnan jäsenillä on pääsy oman yhdistyksen / alueen jäsenten ja tapahtumien käyttäjätietoihin.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Tietojen säilytysaika
Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten, ellei voimassa oleva lainsäädäntö määrää henkilötietojen säilytyksestä muuta.
-
Ilmoittautumis- ja osallistumistiedot: enintään kuusi vuotta koulutuksen päättymisestä.
-
Pätevyystiedot: niin kauan kuin se on luottamustehtävän toteuttamisen kannalta tarpeellista.
-
Arviointitiedot: säilytysaika 6 kk.
-
Tilastotiedot: voidaan anonymisoida ja säilyttää pidempään.
-
Julkisen rahoituksen edellyttämät osallistuja- ja profiilitiedot: kuusi vuotta koulutuksen järjestämistä koskevan kalenterivuoden lopusta lähtien
8. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada tietoa
Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään, mitä tietoja sinusta kerätään, mistä niitä saadaan ja kenelle niitä luovutetaan. Tämä tieto annetaan sinulle tietosuojaselosteen ja tarvittaessa lisäselvitysten muodossa.
Oikeus tarkastaa tietosi
Voit pyytää tietoa siitä, mitä henkilötietoja meillä on sinusta tallessa, ja saada niistä kopion.
Oikeus oikaista tietosi
Jos havaitset, että tietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää niiden korjaamista tai täydentämistä.
Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Voit pyytää henkilötietojesi poistamista, jos niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta (esimerkiksi jos et ole enää jäsen tai jos tietoja ei tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty). Tietoja ei kuitenkaan voida poistaa, jos laki velvoittaa niiden säilyttämiseen.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Voit pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai jos vastustat käsittelyä.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Lisäksi sinulla on aina oikeus kieltää henkilötietojesi käyttö suoramarkkinointiin.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Jos käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).
Huomioithan, että kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa. Arvioimme pyynnöt tilanne- ja tapauskohtaisesti. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Pyydämme esittämään edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Ammattiliitto Pro voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä.
Jos olet tyytymätön vastaukseemme, voit viedä asian tietosuojavaltuutetun tutkittavaksi.
9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Koulutuspalveluissa ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
10. Tekoälytyökalut
Käytämme koulutuspalveluissa myös tekoälypohjaisia työkaluja osana toimintaamme. Jos henkilötietoja käsitellään tällaisissa työkaluissa, ne käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja asianmukaisin sopimuksin ja turvatoimin.
11. Henkilötietojen suojaaminen
Huolehdimme henkilötietojesi asianmukaisesta suojaamisesta sekä teknisin että organisatorisin suojatoimenpitein. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Ammattiliitto Pron järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä palomuurilla ja henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus. Liiton ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.
Henkilötietoja sisältävien paperiasiakirjojen käsittelyä vältetään aina, kun se on mahdollista. Jos tällaisia asiakirjoja kuitenkin syntyy, ne säilytetään lukitussa tilassa.
12. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Varmistaaksemme ajantasaisen ja oikean tiedon, meillä on oikeus muuttaa ja päivittää tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista Pron internet-sivustolla ja isoista muutoksista tai päivityksistä sähköpostite.
Seloste on viimeksi päivitetty 8.12.2025.