Ajanhallinnan ongelmat kuten päällekkäiset työtehtävät, kiire ja keskeytykset ovat tuttuja jokaiselle asiantuntijatyötä tekevälle. Työterveyslaitoksen vanhemman asiantuntijan Minna Toivasen mukaan haasteet voi jakaa esimerkiksi ajoitukseen, tempoon ja kestoon liittyviksi.
Ajoitusongelmiin kuuluvat esimerkiksi päällekkäiset työtehtävät tai kokoukset sekä ruuhkahuiput.
– Asiantuntijoiden työaika hajoaa palasiin usein sen takia, että työtehtävät menevät liian paljon ristiin ja rastiin. Myös multitaskaus kertoo ajoitukseen liittyvistä ongelmista. Yritetään tehdä samaan aikaan montaa asiaa, Toivanen sanoo.
Tempoon liittyvät haasteet liittyvät erityisesti haittaavaan kiireeseen. Toivasen mukaan kovassa aikapaineessa työskentely voi olla merkki siitä, että työntekijöitä on liian vähän suhteessa työtehtävään. Resurssipulaan liittyy työpäivän venyminen, kun normaali työaika ei riitä työtehtävien suorittamiseen.
– Lisäksi yksi aikahaaste on se, että mielellä voi olla eri aikataulut kuin työllä. Silloin kun pitäisi kirjoittaa ja ajatella, mieli onkin jossain muualla ja lähtee harhailemaan vaikka somekanaviin, Toivanen sanoo.
Etätyössä haasteena on erityisesti työstä irrottautuminen ja työpäivien pakkautuminen liian tiiviiksi. Jos kotoa ei löydy rauhallista työtilaa, voivat keskeytykset häiritä työtä.
Työn digitaalisuus on osaltaan luonut aikahaasteita, kun esimerkiksi yksittäinen työntekijä voi saada kohtuuttoman määrän sähköposteja ja Teams-kutsuja.
– Taustalla vaikuttaa vahvasti myös työn sidoksinen luonne. Työt ovat usein sidoksissa muiden töihin, jolloin syntyy pullonkauloja ja omat työt voivat joutua odottamaan, Toivanen sanoo.
Priorisoi ja palastele
Ajanhallinnan haasteet töissä voivat aiheuttaa riittämättömyyden tunnetta ja hallinnan tunteen menetystä. Pitkittyessään kiire ja työpäivien venyminen heikentävät hyvinvointia ja voivat pahimmillaan johtaa työuupumukseen.
– Lisäksi työn laatu voi kärsiä. Kiireessä tekee helposti virheitä, työt joutuu tekemään huonommin kuin haluaisi, tai jotain tärkeää voi jäädä tekemättä, Toivanen kertoo.
Kiireessä työaika kuluu helposti tulipalojen sammuttamiseen, eikä aikaa välttämättä riitä työn kehittämiselle tai uuden ideoinnille. Samalla työn ydin saattaa karata.
– Täytyisi pitää mielessä se, mikä oman työn fokus on ja pyrkiä aikatauluttamaan sille aikaa. Hyvä keino on myös katsoa, kuinka paljon aikaa työpäivästä menee mihinkin toimintaan. Jos etätyöpäivänä työ meinaa tiivistyä liikaa, päivään voi esimerkiksi kalenteroida taukoja, Toivanen sanoo.
Työtä on helpompi aikatauluttaa, kun esimerkiksi raportin kirjoittamisen jakaa pienempiin osiin. Silloin myös huomaa aikaisemmin, jos aikataulu alkaa mennä pieleen.
Ajanhallinta koko työyhteisön asia
Työn ajanhallintaan on kehitetty erilaisia välineitä ja toimintatapoja, kuten Pomodoro-tekniikka. Siinä työtä tehdään keskittyneesti 25 minuutin pätkissä, joiden jälkeen pidetään tauko. Toivasen mukaan kikoista voi tietyissä tilanteissa olla apua, mutta suurta kuvaa ne eivät ratkaise.
– Ajanhallinta ei ole vain yksilön vastuulla, eikä aikahaasteiden kanssa pidä jäädä yksin. Työn priorisointia olisi tehtävä yhdessä esihenkilön kanssa niin, että työnkuva on selkeä. Esihenkilön on myös tärkeä varmistaa, että projektien aikataulut ovat kohtuullisia ja realistisia.
Esihenkilö ei välttämättä tiedä asiantuntijan kamppailevan aikahaasteiden kanssa, jos tämä ei itse tuo niitä esille. Kun tilanne tulee näkyväksi kaikille, on ajankäyttöä helpompi suunnitella.
Organisaatiotasolla tulisi keskustella esimerkiksi sähköpostin käyttöön ja keskeytyksiin liittyvistä pelisäännöistä. Onko kaikkiin viesteihin vastattava ja kenelle kaikille viestejä välitetään? Miten ja milloin muita saa keskeyttää, tai voisiko esimerkiksi yhden päivän viikossa käyttää keskeytymättömään kirjoittamistyöhön?
Koska työ on usein sidoksissa muiden töihin, olisi aikatauluista käytävä keskustelua keskeisten yhteistyötahojen kanssa. Kun aikataulut ovat kaikkien tiedossa, on kokonaisuus helpompi hahmottaa ja pullonkaulat jäävät syntymättä.
Joskus omasta työhyvinvoinnista huolehtiminen voi myös tarkoittaa sitä, että sanoo ei mielenkiintoiselle projektille tai hankkeelle.
– Toki työpaikalla voi keskustella, onko joku muu asia, josta voi luopua, jotta mielenkiintoisen projektin saisi mahtumaan kalenteriin. Itseään ei kuitenkaan kannata uuvuttaa, sillä työelämässä tulisi jaksaa monta kymmentä vuotta, Toivanen sanoo.