Kun aika ei riitä – asiantuntija antaa kolme vinkkiä kiireen selättämiseen

Liikaa töitä, liian vähän aikaa. Kiire tuntuu olevan työelämän pysyvä olotila, vaikka työkalut ja teknologia lupasivat helpottaa arkea. Tietotyön asiantuntija Heljä Franssilan mukaan näin ei kuitenkaan tarvitsisi olla.

Franssila on tietotyön erityisasiantuntija ja työtapavalmentaja, jonka yhdessä Iida Ylisen kanssa kirjoittama Taitavan työnteon kirja tarjoaa konkreettisia keinoja työn suunnitteluun ja ajanhallintaan.

Franssilan mukaan kiireen taltuttaminen on sekä työnantajan että työntekijän vastuulla. Hän kannustaa jokaista kuitenkin vaikuttamaan siihen, mihin itse helpoiten pystyy: omiin työtapoihinsa.

– Se on nopein tie parantaa omaa hallinnan tunnetta ja vähentää kielteistä kiireen tuntua, Franssila sanoo.

Tee työkuormasi näkyväksi

Kiire on kokemus siitä, ettei töitä ehdi tehdä suunnitellussa ajassa. Sen taustalla on usein liian optimistinen työsuunnittelu, jossa kullekin tehtävälle on laskettu vähemmän aikaa kuin niiden suorittamiseen todellisuudessa menee.

– Kun arvio on pielessä ja se kumuloituu monenlaisten tehtävien kohdalla työviikkojen aikana, tulee kiire saada työt valmiiksi luvatussa ajassa, Franssila sanoo.

Tutkimuksissa on huomattu, että ihmiset ovat huonoja arvioimaan, kuinka paljon aikaa tehtäviin kuluu. Usein aika-arvioita myös tehdään sattumanvaraisesti tai ei ollenkaan.

Työmäärät ovat monella alalla aidosti lisääntyneet esimerkiksi irtisanomisten myötä. Toisaalta analyysi voi myös paljastaa, että aikaa on todellisuudessa riittävästi ja kiireen tuntu syntyy jostain muusta.

Usein työaikaa esimerkiksi kuluu huomaamatta keskeytyksiin ja siirtyilyihin tehtävästä toiseen. Omaa ajankäyttöään voi tarkastella teknologian avulla.

– Samoin kuin puhelimemme kertoo meille, kuinka paljon ruutuaikaa meillä on viikon aikana ollut, myös läppärityöskentelyssä on sovelluksia, joiden avulla voi objektiivisesti tarkastella, mihin oma tietokoneaika menee. Teknologia voi auttaa itseymmärryksessä ja -analyysissa, Franssila sanoo.

Jotta tehtäviä pystyisi priorisoimaan, on koko työkuorma tehtävä näkyväksi. Teknologian avulla monia eri kanavia pitkin ja monista eri lähteistä kumpuavia tehtäviä pystyy hallitsemaan yhdestä paikasta.

Kun oma työkuorma on tiedossa, on sitä helpompi tarkastella niin tiimin kuin esihenkilön kanssa. Yhteinen, realistinen tilannekuva on myös työnantajan ja esihenkilön etu.

– Ei pitäisi jäädä pelkästään yksittäisen työntekijän vastuulle tehdä ratkaisuja siitä, mitkä asiat voi tehdä vähän kevyemmin, siirtää tulevaisuuteen tai jättää tekemättä, Franssila sanoo. 

Suunnittele työpäiväsi realistisesti

Toinen yleinen syy kiireen taustalla on, ettei työpäiviä ja työn toteutusta suunnitella riittävän yksityiskohtaisesti. Pelkkä tehtävälista ilman edes karkeaa arviota siitä, miten ja milloin tehtävät aikoo tehdä, ei vielä tue työn hallintaa.

– Usein asiantuntija- ja tietotyössä putoamme kuvitelmaan, että saamme jonkun homman tehtyä konsultoimatta kollegaa tai löydämme kaikki tarvittavat materiaalit kädenkäänteessä. Suunnittelemme tavoitteita, mutta emme valmistaudu varsinaiseen tekemiseen, Franssila sanoo.

Tulevaisuudessa myös tekoäly voi tarkkailla tekemistä, ehdottaa ja muotoilla työpäivän rakennetta.

Anna itsellesi työrauha

Työtä tehdään jatkuvasti erilaisissa viestintäkanavissa, joiden lähettämät ilmoitukset katkaisevat työnteon ja rapauttavat keskittymisen. Poukkoilu tehtävään liittymättömien asioiden välillä venyttää itse tehtävän valmiiksi saamista.

Franssilan mukaan asialle voi tehdä paljon jo sillä, että viestintäkanavia hallinnoidaan paremmin.

– Jos odotat tärkeää sähköpostia, voit säätää sähköpostin asetukset niin, että saat hälytyksen juuri kyseisen lähettäjän uudesta viestistä, eikä sähköpostia tarvitse vilkuilla koko ajan. Teamsin puolella on vastaavia pieniä tapoja ja työkaluja, Franssila kertoo.

Teknologian avulla omasta työtilanteesta voi myös viestiä ulospäin, esimerkiksi Teamsin tavoitettavuustilalla tai kalenterilla. Se antaa esimerkiksi kollegoille mahdollisuuden pohtia, miten ja milloin ottaa yhteyttä.

– Mitään ei tarvitse tehdä eri tavalla tai lisää, vaan panostaa siihen, että oma tehtävässä pysyminen olisi helpompaa ja ennakoitavaa. Jo pelkästään häiriöiden vähentäminen omasta työpäivästä voi tehdä ihmeitä, Franssila kannustaa.