När tiden inte räcker till – expertens tre tips för att hantera stress

För mycket arbete, för lite tid. Det känns som om stress är ett permanent tillstånd i arbetslivet, trots att verktyg och teknologi lovade att underlätta vardagen. Enligt Heljä Franssila, expert på kunskapsarbete, behöver det dock inte vara så.

Franssila är specialist på kunskapsarbete och coach i arbetsmetoder, och boken som hon har skrivit tillsammans med Iida Ylinen erbjuder konkreta metoder för arbetsplanering och tidshantering.

Enligt Franssila är det både arbetsgivarens och arbetstagarens ansvar att hantera stress. Hon uppmuntrar dock alla att påverka det som de själva lättast kan påverka: sina egna arbetsmetoder.

– Det är den snabbaste vägen till att förbättra sin egen känsla av kontroll och minska den negativa känslan av stress, säger Franssila.

Gör din arbetsbelastning synlig

Stress är en upplevelse av att man inte hinner utföra arbetet inom den planerade tiden. Bakom detta ligger ofta en alltför optimistisk arbetsplanering, där man har räknat med mindre tid för varje uppgift än vad det i verkligheten tar att utföra dem.

– När uppskattningen är felaktig och detta ackumuleras över flera olika uppgifter under arbetsveckorna, uppstår stressen att hinna färdigställa arbetet inom den utlovade tiden, säger Franssila.

Studier har visat att människor har svårt att uppskatta hur mycket tid som krävs för olika uppgifter. Ofta görs tidsuppskattningarna slumpmässigt eller inte alls.

Arbetsbelastningen har i många branscher verkligen ökat, till exempel till följd av uppsägningar. Å andra sidan kan en analys också avslöja att det i själva verket finns tillräckligt med tid och att känslan av brådska beror på något annat.

Ofta går arbetstid till exempel obemärkt åt till avbrott och övergångar från en uppgift till en annan. Man kan granska sin egen tidsanvändning med hjälp av teknik.

– Precis som våra mobiltelefoner visar hur mycket skärmtid vi har haft under veckan, finns det även vid arbete på bärbara datorer appar som gör det möjligt att objektivt granska vad den egna datortiden går åt till. Tekniken kan hjälpa till med självinsikt och självanalys, säger Franssila.

För att kunna prioritera uppgifterna måste hela arbetsbelastningen synliggöras. Med hjälp av teknologin kan man hantera uppgifter som strömmar in via många olika kanaler och från många olika källor.

När man känner till sin egen arbetsbelastning blir det lättare att diskutera den både med teamet och med sin chef. En gemensam, realistisk lägesbild är också till fördel för arbetsgivaren och chefen.

– Det bör inte enbart vara den enskilde medarbetarens ansvar att avgöra vilka uppgifter som kan göras lite mindre intensivt, skjutas upp till senare eller utelämnas helt, säger Franssila.

Planera din arbetsdag realistiskt

En annan vanlig orsak till stress är att arbetsdagarna och arbetets genomförande inte planeras tillräckligt detaljerat. En ren uppgiftslista utan ens en grov uppskattning av hur och när uppgifterna ska utföras räcker inte för att hantera arbetet.

– Ofta faller vi inom expert- och kunskapsarbete in i föreställningen att vi kan få en uppgift gjord utan att rådfråga en kollega eller att vi hittar allt nödvändigt material på ett ögonblick. Vi planerar målen, men förbereder oss inte för det faktiska utförandet, säger Franssila.

I framtiden kan även artificiell intelligens övervaka arbetet, komma med förslag och utforma arbetsdagens struktur.

Ge dig själv lugn och ro att arbeta

Arbetet utförs ständigt via olika kommunikationskanaler vars meddelanden avbryter arbetet och urholkar koncentrationen. Att hoppa mellan saker som inte har med uppgiften att göra förlänger tiden det tar att slutföra själva uppgiften.

Enligt Franssila kan man göra mycket åt saken genom att hantera kommunikationskanalerna bättre.

– Om du väntar på ett viktigt e-postmeddelande kan du ställa in e-postinställningarna så att du får en avisering just när den aktuella avsändaren skickar ett nytt meddelande, och du behöver inte kika på e-posten hela tiden. I Teams finns liknande små knep och verktyg, berättar Franssila.

Med hjälp av tekniken kan man också kommunicera sin egen arbetssituation utåt, till exempel via Teams tillgänglighetsstatus eller kalender. Det ger till exempel kollegor möjlighet att fundera över hur och när de ska ta kontakt.

– Man behöver inte göra något annorlunda eller mer, utan satsa på att det ska bli enklare och mer förutsägbart att hålla sig till sin egen uppgift. Bara det att minska störningarna under arbetsdagen kan göra underverk, uppmuntrar Franssila.