Sähköpostiin tupsahtaa linkki työhyvinvointikyselyyn. Kannattaako tähän vastata, kun muutakin tekemistä olisi, miettii moni.

Kyllä kannattaa, jos kysyy Helsingin yliopiston keskustakampuksen työsuojeluvaltuutetulta Timo Valtoselta.

– Ihmiset puhuvat meilläkin usein siitä, miten he haluaisivat vaikuttaa työpaikallaan. Kyselyyn vastaaminen on juuri sitä – vaikuttamista työpaikan hyvinvointiin. Vastaamalla voi nostaa esiin epäkohtia ja toisaalta kertoa, mikä menee hyvin. Kyselyn tuloksia käsitellään niin yliopiston johdon, tiedekunnan kuin mahdollisesti tiimienkin tasolla, hän vakuuttaa.

Helsingin yliopisto kysyy henkilöstöltään työhyvinvoinnista joka toinen vuosi. Edellisen kerran kysely tehtiin syksyllä 2019. Mielipiteensä saivat kertoa kaikki yliopistolaiset professoreista lehtoreihin sekä hallinto- ja tukihenkilöstöön. Kyselyitä on tehty Helsingin yliopistossa vuodesta 2005 lähtien.

Työhyvinvointikyselyistä on tullut vuosien mittaan rutiini monilla suomalaisilla työpaikoilla. Etenkin järjestöt ja suuret työnantajat tekevät kyselyitä säännöllisin väliajoin.

Helsingin yliopiston tapaan työhyvinvointikyselyistä on tullut vuosien mittaan rutiini monilla suomalaisilla työpaikoilla. Etenkin järjestöt ja suuret työnantajat tekevät kyselyitä säännöllisin väliajoin. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä sen sijaan kyselyitä ei tehdä yhtä paljon.

– Kovin pienillä työpaikoilla tulevat tietoturvan rajat vastaan. Jos henkilökuntaa on vähän, voi vastaukset yhdistää yksittäisiin työntekijöihin. Silloin kyselyä ei voi tehdä. Työntekijöiden pitää voida luottaa siihen, että heitä ei voi tunnistaa, Ammattiliitto Pron työympäristö- ja tasa-arvoasiantuntija Tanja Luukkanen tähdentää.

Laadussa kohennettavaa

Luukkanen toivoisi, että nykyistä useammalla työpaikalla ryhdyttäisiin tekemään hyvinvointikyselyitä. Vielä enemmän hän kuitenkin toivoo sitä, että kyselyiden laatuun satsattaisiin enemmän kuin nyt.

– Kysely olisi hyvä suunnitella juuri oman organisaation näköiseksi. Pitäisi miettiä, mitkä meillä ovat työhyvinvoinnin kannalta olennaisia asioita. Joskus on paikallaan räätälöidä kyselyitä jopa eri osastoille. Tehdassalissa suorittavaa työtä tekevillä voi olla erilainen näkökulma työhyvinvointiin kuin esimiehillä ja asiantuntijatyötä tekevillä, Luukkanen sanoo.

Työterveyslaitoksessa työskentelevä tuotepäällikkö Tiina Kauranen on kehittänyt kyselymenetelmiä ja toteuttanut työhyvinvointikyselyitä vuosien ajan. Hänen mukaansa organisaation johdon pitäisi aloittaa kyselyn suunnittelu aina miettimällä, miksi se haluaa kyselyn tehdä. Mitä sen avulla halutaan saada aikaan? Samoin jo kyselyä pohtiessa olisi hyvä miettiä, miten edetään, kun tulokset ovat selvillä.

Organisaation johdon pitäisi aloittaa kyselyn suunnittelu aina miettimällä, miksi se haluaa kyselyn tehdä. Mitä sen avulla halutaan saada aikaan?

– Kun osataan vastata miksi-kysymykseen, pitää kysely muokata organisaatiolle sopivaksi. Täytyy esimerkiksi selvittää, millaisia termejä työyhteisö käyttää. Puhuvatko työntekijät tiimeistä, yksiköistä vai osastoista? Myös sisältöä muokataan tilanteeseen sopivaksi. Esimerkiksi jonkin työpaikalla tapahtuneen suuren muutoksen vaikutuksista voidaan kysyä henkilöstöltä, Kauranen kertoo.

Tavallisesti kyselyn toteuttaa joku organisaation ulkopuolinen konsultti tai yritys. Joskus kysely voidaan tehdä myös omin voimin.

Motiivit selviksi

Mutta miksi tehdä työhyvinvointikysely?

Kaurasen mukaan parhaimmillaan motiivina on halu kehittää työskentelyolosuhteita ja saada selville henkilöstön näkemys siitä, mitkä ovat ongelmallisia asioita ja mitkä taas sujuvat hyvin.

Nimettömän kyselyn avulla voi saada henkilöstöltä rehellisempiä ja avoimempia vastauksia kuin kahdenkeskisissä kehityskeskusteluissa esimiehen kanssa.

– Kaikkein huonoin syy kyselyn tekemiseen lähtee jostain muualta kuin organisaation sisältä. Esimerkiksi aluehallintovirasto voi määrätä tekemään kyselyn havaittujen ongelmien vuoksi tai kysely voidaan tehdä laatupisteiden toivossa. Tällöin johto ei välttämättä ole sitoutunut analysoimaan kyselyn tuloksia ja kehittämään toimintaa, Kauranen sanoo.

 Tavallisesti johto haluaa vastauksia muun muassa kysymyksiin henkilöstön voinnista, jaksamisesta ja voimavaroista.

Tavallisesti johto haluaa vastauksia muun muassa kysymyksiin henkilöstön voinnista, jaksamisesta ja voimavaroista. Samoin työntekijöiden kokemukset työpaikan ilmapiiristä, sisäisestä viestinnästä, esimiestyöstä ja johtamisesta kiinnostavat.

– Helsingin yliopisto tekee hyvinvointikyselyitä saadakseen laajasti henkilöstöltä näkemyksiä ja ajatuksia työyhteisön hyvinvoinnista. Tuon tiedon avulla voimme kaikki yhdessä tehdä yliopistosta entistä paremman työpaikan, henkilöstöjohtaja Tiia Tuomi Helsingin yliopistosta perustelee kyselyiden tekoa.

Iso vastausprosentti tuo painoa

Helsingin yliopiston viimesyksyisessä työhyvinvointikyselyssä tulokset paranivat kautta linjan. Kokonaisarvosana oli 3,57 asteikolla yhdestä viiteen. Vastaajien mukaan eteenpäin mentiin etenkin edellisen kyselyn jälkeen kehittämiskohteiksi otetuissa asioissa: työn kuormittavuuden vähentämisessä, uramahdollisuuksissa ja vaikeiden asioiden puheeksi ottamisessa.

Parannettavaa taas oli eniten vaikuttamismahdollisuuksissa, työyhteisöviestinnässä ja työympäristöön liittyvissä asioissa.

– Meillä on siirrytty paljon yhden ja kahden hengen työhuoneista usean ihmisen monitoimitiloihin. Siinä on aina pelisääntöjen luomista ja kehitettävää, työsuojeluvaltuutettu Timo Valtonen sanoo.

Yleensä kyselyissä työntekijät esittävät eniten kritiikkiä sisäisestä tiedottamisesta, johtamisesta sekä työssä jaksamisesta – kiireestä ja liiasta työmäärästä.

Pron Luukkasen mukaan yleensä kyselyissä työntekijät esittävät eniten kritiikkiä sisäisestä tiedottamisesta, johtamisesta sekä työssä jaksamisesta – kiireestä ja liiasta työmäärästä.

Tuloksia lukiessa Luukkanen kiinnittäisi huomiota paitsi siihen, mitä sanotaan myös siihen, miten moni sanoo. Mitä suurempi on kyselyn vastausprosentti, sen enemmän painoarvoa on myös sen tuloksilla.

Kaurasen mukaan Työterveyslaitoksen tekemissä työhyvinvointikyselyissä keskimääräinen vastausprosentti on noin 75.

– Tavoittelemme aina vähintään 60 prosenttia. Jos vastaajia on vähemmän, saattaa kyselyn luotettavuus kärsiä. Aina tosin ei näin ole. Hyvän vastausprosentin raja riippuu paljon organisaatiosta, Kauranen selittää.

Jos vastaajia on vähän, kannattaa työnantajan miettiä, miksi näin on. Tavoittiko kysely kaikki? Oliko riittävästi aikaa vastata? Tehtiinkö kysely huonoon aikaan? Uskovatko työntekijät, että kyselyllä on merkitystä?

Helsingin yliopiston vastausprosentti 56 jäi tavoitteesta. Tuomen mukaan lukemaa laski kyselyn toteutuksessa sattunut tekninen ongelma.

Kyselyn jälkeen työ vasta alkaa

Pelkkä kyselyn tekeminen ei vie asioita eteenpäin. Kysely tuloksineen on hyvä työkalu, mutta se pitää ottaa myös käyttöön.

– Olisi lannistavaa, jos vain todettaisiin, että nyt on kysely tehty ja tulokset ovat nämä, eikä tehtäisi enää mitään, Valtonen puuskahtaa.

Viisas työnantaja ottaa kyselyistä kaiken irti. Vastausten perusteellisen analysoinnin jälkeen kyselyn tuloksia pitäisi käydä läpi yhdessä henkilöstön kanssa.

Viisas työnantaja ottaa kyselyistä kaiken irti.

– Parhaimmillaan kysely on kuin ryhmäkeskustelun apuväline. Työyhteisö tai pieni ryhmä voi käydä sen avulla läpi sekä hyvin että huonosti olevia asioita, voimavaroja ja kuormitusta. Hyvinvointi ei synny pelkästään siitä, että ei ole kuormitusta. Työn pitää myös innostaa ja motivoida, imeä mukaansa, Kauranen sanoo.

Mahdollisiin ongelmiin pitäisi miettiä ratkaisuja yhdessä. Mitä voitaisiin tehdä, jotta seuraavan kyselyn aikaan asiat olisivat paremmin?

Helsingin yliopiston väki pääsee käsittelemään edellisen kyselyn tuloksia kevään 2020 aikana.

– Näihin purkutilaisuuksiin kannattaa osallistua, sillä siellä pääsee antamaan palautetta ja vaikuttamaan siihen, miten pulmia voisi korjata, Valtonen kannustaa.

Tiedotus kuntoon

Aina työnantaja ei ymmärrä kyselyiden arvoa. Luukkanen kertoo tapauksista, joissa ikävistä vastauksista suivaantunut johto moittii palautetilaisuudessa henkilökuntaa vääristä vastauksista. Joskus taas johto tai esimies ei perehdy kunnolla kyselyn tuloksiin.

– Esimies saattaa alkaa selata tuloksia ensimmäisen kerran vasta palautetilaisuudessa, Luukkanen kertoo.

Henkilöstölle olisi hyvä kertoa kaikista tilaisuuksista ja toimenpiteistä, jotka on tehty kyselyssä esille tulleiden ongelmien korjaamiseksi.

Hän tähdentää, että myös kyselyjen jälkeiseen tiedottamiseen kannattaa satsata. Henkilöstölle olisi hyvä kertoa kaikista tilaisuuksista ja toimenpiteistä, jotka on tehty kyselyssä esille tulleiden ongelmien korjaamiseksi.

– Muutoin työntekijät voivat kuvitella, ettei tehdä mitään. Tällainen käsitys ruokkii epäluottamusta ja tyytymättömyyttä ja lisää haluja vaihtaa työpaikkaa. Myös into vastata tuleviin kyselyihin voi laskea, jos kokee, ettei niiden tuloksilla ole mitään vaikutusta, Luukkanen sanoo.