Pandemitiden börjar lätta sitt grepp och människor återvänder till kontoret från hemmakontoret. Samtidigt har det från fältet börjat höras bud om kaos under kontorsdagarna: för många människor är det så ”kiva” att träffa folk efter lång tid av distansarbete, att tiden på arbetsplatsen lätt går till att umgås med arbetskamrater.
Det här kan ha många goda sidor, men de vilkas arbetseffekt minskar av sorlet, blir inte glada.
Glömdes spelreglerna för flexkontor och kontorslandskap bort under coronatiden? Ledande forskare Annu Haapakangas vid Arbetshälsoinstitutet påminner att det ännu inte finns forskning om saken, men det finns tecken i den här riktningen.
– Sättet att arbeta och sätten för samarbete har ändrat under pandemitiden. För tillfället talas det mycket om att man går till kontoret för att träffa arbetskamrater och höra vad som hänt.
Utförandet av arbete har ändrat. Spelreglerna följs inte då man inte upplever att de passar i den nya situationen.
Också en del av arbetsgivarna kan se att det är ok att vara mer social under kontorsdagarna. Då glöms likväl de gamla spelreglerna lätt.
– Reglerna borde uppdateras i den nya situationen. Vi har inte efter pandemin återvänt till samma arbetssituation utan utförandet av arbetet har ändrat. Spelreglerna följs inte då man inte upplever att de passar i den nya situationen.
Kontorslandskap eller flexkontor?
Enligt Haapakangas blandas kontorslandskap och flexkontor hela tiden i dagligt tal. Det är viktigt att förstå skillnaden mellan dem.
Kontorslandskap har traditionellt och enligt Haapakangas också befogat dåligt rykte.
I forskningsresultat har traditionella kontorslandskap, där den egna arbetsplatsen är i ett landskapsutrymme, kopplats till risk för sjukfrånvaro och rentav invalidpensioner.
– Med kontorslandskap förknippas problem med oljud och miljön är också på många andra sätt stressande. En faktor som ökar stressen är att möjligheterna att påverka miljön är begränsade. Det är tvunget att göra många saker i samma öppna utrymme med andra. Mötesrum kan finnas separat, men det är allt.
Med kontorslandskap förknippas problem med oljud och miljön är också på många andra sätt stressande.
Flexkontoret är åtminstone olika på två sätt.
– Det finns många utrymmen avsedda för olika slags arbetsuppgifter och funktioner. Urvalet av utrymmen är mångsidigare och då de planerats har man tänkt på arbetsuppgiften. Man flyttar till lämpligt utrymme enligt uppgift och behov, såsom till telefonhytt eller tyst utrymme.
I flexkontoret har man vanligen inte en speciell arbetsplats.
– Då det inte finns egna arbetsplatser tvingar det en att byta arbetsutrymme. Det har också i forskning noterats att om man i flexkontor håller namngivna arbetsplatser, blir det mer likt kontorslandskap. Om människan har en egen arbetsplats försöker hen sköta allt där, såväl samtal som tyst arbete som kräver koncentration.
Flexkontoret fungerar inte enligt principerna för kontorslandskap
Det finns tydliga bevis i sjukfrånvarostatistik om kontorslandskapens inverkan. Det har bara gjorts några undersökningar om flexkontor och resultaten för dem är motstridiga.
Frustrationströskeln är likväl ofta låg hos arbetstagarna. I flexkontoret ska man varje dag samla sina saker, flytta bärbara datorer fram och tillbaka och sätta fast sladdar.
– Människor skulle vilja arbeta smidigt. Om det varje dag går tid till praktiska arrangemang, är det frustrerande.
Slutresultatet är att man inte byter arbetsplats enligt arbetsuppgift – och man går sakta mot förhållandena i ett kontorslandskap.
– Om man för det gamla sättet att arbeta till nya utrymmen, fungerar det inte. Felet ligger inte i utrymmet utan i processen. Det är inte bara fråga om utrymmet utan om sättet att arbeta.
Om det ökade distansarbetet under senaste år lärt oss något, så är det att utrymmet har betydelse.
Då man efter pandemitiden återvänder till kontoren är det alltså skäl att repetera arbetsplatsens spelregler, speciellt i flexkontor. För om det ökade distansarbetet under senaste år lärt oss något, så är det att utrymmet har betydelse.
– En del av arbetsuppgifterna är sådana för vilka flexkontor är en bra lösning. Det skulle alltid löna sig att fundera om det ger något mervärde att övergå till sådant. Ett bra planerat flexkontor kan likväl fungera i mycket olika slags arbetsuppgifter, sammanfattar Haapakangas.
Fyra tumregler för arbete i flexkontor
-
Arbetsfred är fortfarande centralt. Fast det är trevligt att träffa arbetskamrater efter en lång period av distansarbete, är det meningen att på kontoret kunna koncentrera sig på arbetet, inte bara sköta sociala relationer. I sista hand kan chefen ta upp det till diskussion ifall en del av arbetstagarna verkar ha glömt det.
-
Alla måste veta för vilket behov vilket utrymme är avsett och hur utrymmena bokas. I idealfallet har flexkontoret egna utrymmen för samtal, mindre och större möten, arbete som kräver mer koncentration och för kaffepausdiskussioner. Om de som är på kontoret inte vet vilket utrymme bör användas för vad eller om reserveringssystemet är invecklat, uppstår det säkert problem. Det kan hjälpa att dela information och repetera anvisningarna före frustatration uppstår.
-
Nuförtiden går man till kontoret också för att ha distansmöten. På kontoret måste det finnas utrymmen också för situationer då en del av arbetstagarna sitter i samma distansmöte och resten vid skärmen på hemmakontoret. Det är en mycket dålig situation om man börjar hålla de här mötena i öppna utrymmen som avsedda att vara lugna.
-
Det lönar sig att satsa på gemensamma utrymmen. För tillfället finns det många signaler om att arbetsgivarna är tvungna att fundera hur de ska kunna locka människor till kontoret. Tanken bakom flexkontor har i första hand att göra med arbetets smidighet, men det i sig är inte en lockande faktor. Några arbetsplatser har infört till exempel konditionssalar eller yogarum i sina utrymmen, man får ta husdjur till arbetet och det satsas på personalmatsalar. Ganska många arbetstagare vill numera inte jobba på kontoret och situationen ändrar knappast. Därför lönar det sig att satsa på arbetsutrymmena.
