Pandemia-aika alkaa helpottaa otettaan ja ihmiset palaavat kotikonttoreilta toimistolle. Samalla kentältä on alkanut kaikua viestejä konttoripäivien kaoottisuudesta: monelle ihmisten tapaaminen töissä on etätyöputken jälkeen niin siistiä, että työpaikalla aikaa kuluu helposti työkavereiden kanssa seurusteluun.
Tällä voi olla paljon hyviä puolia, mutta ne, joiden työteho kärsii puheensorinasta, eivät ilahdu.
Unohtuivatko monitilatoimiston ja avokonttoreiden pelisäännöt korona-aikana? Johtava tutkija Annu Haapakangas Työterveyslaitokselta muistuttaa, että tutkimusta asiasta ei vielä ole, mutta viitteitä tähän suuntaan kyllä on.
– Työn tekemisen tapa ja yhteistyön tavat ovat muuttuneet pandemia-aikana. Tällä hetkellä puhutaan paljon siitä, että toimistolle mennään tapaamaan työkavereita ja vaihtamaan kuulumisia.
Työn tekeminen on muuttunut. Pelisääntöjä ei noudateta, jos ei koeta, että ne sopivat uuteen tilanteeseen.
Osa työnantajistakin voi nähdä, että toimistotyöpäivinä lisääntynyt sosiaalisuus on ihan ok. Silloin kuitenkin vanhat pelisäännöt herkästi unohtuvat.
– Uudessa tilanteessa sääntöjä pitäisi päivittää. Me emme ole palanneet pandemian jälkeen samaan työtilanteeseen, vaan työn tekeminen on muuttunut. Pelisääntöjä ei noudateta, jos ei koeta, että ne sopivat uuteen tilanteeseen.
Avokonttori vai monitilatoimisto?
Haapakankankaan mukaan avotoimisto ja monitilatoimisto sekoitetaan arkipuheessa jatkuvasti. Näiden ero on tärkeä ymmärtää.
Avotoimistoilla on perinteisesti ja Haapakankaan mukaan myös ansaitusti huono maine.
Tutkimustuloksissa perinteiset avotoimistot, joissa on oma työpiste avotilassa, on yhdistetty sairaspoissaolojen ja jopa työkyvyttömyyseläkkeiden riskiin.
– Avokonttoreihin liittyy meluongelmia, ja ympäristö on myös monella muulla tavalla stressaava. Yksi stressaavuutta lisäävä tekijä on se, että vaikutusmahdollisuudet ympäristöön ovat rajalliset. Monia asioita on pakko tehdä samassa avotilassa muiden kanssa. Kokoustilat saattavat olla erikseen, mutta siinä kaikki.
Avokonttoreihin liittyy meluongelmia, ja ympäristö on myös monella muulla tavalla stressaava.
Monitilatoimisto on ainakin kahdella tavalla erilainen.
– Erilaisiin työtehtäviin ja toimintoihin tarkoitettuja tiloja on monia. Tilojen valikoima on monipuolisempi, ja niitä suunnitellessa on ajateltu työtehtävää. Tehtävän ja tarpeen mukaan siirrytään sopivaan tilaan, kuten puhelinkoppiin tai hiljaiseen tilaan.
Monitilatoimistoissa ei myöskään yleensä ole tiettyjä työpisteitä.
– Kun omia työpisteitä ei ole, se pakottaa siihen, että työtilaa tulee vaihdettua. Tutkimuksessakin on havaittu, että jos monitilatoimistossa pidetään nimetyt työpisteet, siitä tulee avotoimistomaisempi. Jos ihmisellä on oma työpiste, hän yrittää tehdä kaiken omalla pisteellään, niin puhelut kuin keskittymistä vaativan hiljaisen työn.
Monitilatoimisto ei toimi avokonttorin periaatteilla
Sairauspoissaolotilastoissa avotoimistojen vaikutuksista on selkeää näyttöä. Monitilatoimistoista tutkimuksia on tehty vain muutamia, ja niistä saadut tulokset ovat ristiriitaisia.
Turhautumiskynnys on kuitenkin työntekijöillä usein matala. Monitilatoimistossa pitää joka päivä kerätä tavarat, siirrellä kannettavia tietokoneita edestakaisin ja laittaa johtoja kiinni.
– Ihmiset haluaisivat työskennellä sujuvasti. Jos käytännön järjestelyihin menee joka päivä aikaa, se turhauttaa.
Lopputulos on, että työpistettä ei vaihdeta työtehtävän mukaan – ja hiljalleen mennään kohti avotoimistomaisia olosuhteita.
– Jos vanhaa tekemisen tapaa ruvetaan viemään uusiin tiloihin, se ei toimi. Se ei ole niinkään tilan vika vaan prosessin. Ei ole kyse vain tilasta vaan ennen kaikkea tavasta työskennellä.
Jos viime vuosien lisääntynyt etätyö jotakin on opettanut, niin sen, että tilalla on merkitystä.
Kun pandemia-ajan jälkeen palaillaan konttoreille, on siis syytä kerrata työpaikan pelisäännöt, erityisesti monitilatoimistoissa. Sillä jos viime vuosien lisääntynyt etätyö jotakin on opettanut, niin sen, että tilalla on merkitystä.
– Osa työtehtävistä on sellaisia, joille monitilatoimisto on hyvä ratkaisu. Aina kannattaisi miettiä, tuoko tähän siirtyminen lisäarvoa. Hyvin suunniteltu monitilatoimisto voi kuitenkin toimia hyvin monenlaisissa työtehtävissä, Haapakangas kiteyttää.
Neljä nyrkkisääntöä monitilatoimistossa työskentelyyn
- Työrauha on edelleen keskeinen asia. Niin mukavaa kuin työkavereiden näkeminen pitkän etätyökauden jälkeen onkin, toimistolla on tarkoitus myös pystyä keskittymään töihin, ei ainoastaan hoitaa sosiaalisia suhteita. Viime kädessä esimies voi ottaa asian puheeksi, mikäli se tuntuu osalla tekijöistä unohtuneen.
- Kaikkien pitää tietää, mikä tila on tarkoitettu mihinkin tarpeeseen ja miten tiloja varataan. Monitilatoimistossa on ideaalitapauksessa omat tilat puheluille, pienemmille ja isommille palavereille, keskittyneemmälle työlle ja kahvihetkijutusteluille. Jos toimistolla olijat eivät tiedä, mitä tilaa tulee kulloinkin käyttää tai jos varausjärjestelmä on monimutkainen, ongelmia syntyy varmasti. Tiedon jakaminen ja ohjeiden kertaaminen voi auttaa ennen kuin turhautumista syntyy.
- Myös toimistolla käydään nykyään pitämässä etäpalavereja. Toimistolla pitää löytää tiloja myös tilanteelle, jossa osa porukasta istuu samassa etäpalaverissa, ja loput työntekijät ovat ruuduillaan kotikonttorilla. On hyvin huono tilanne, jos näitä palavereita aletaan pitää rauhallisiksi tarkoitetuissa avotiloissa.
- Yhteisöllisiin tiloihin kannattaa panostaa. Tällä hetkellä on paljon signaaleja siitä, että työnantajat joutuvat pohtimaan, miten ihmiset saisi houkuteltua toimistolle. Monitilatoimistojen ajatus liittyy ensisijaisesti työn sujuvuuteen, mutta se ei ole yksistään houkutteleva tekijä. Jotkut työpaikat ovat tuoneet tiloihin esimerkiksi liikuntatiloja ja joogahuoneita, töihin saa tuoda lemmikin ja henkilöstöruokaloihin panostetaan. Aika moni työntekijä ei nykyään enää halua lähitöihin ja tilanne tuskin on muuttumassa. Siksi työtiloihin kannattaa panostaa.
