Nettimeemin mukaan kun ihminen tuntee itsensä yksinäiseksi eikä halua tehdä päätöksiä, hänen kannattaa järjestää kokous. Silloin voi tuntea itsensä tärkeäksi, osoitella tikulla kaavioita ja syödä munkkeja.
Sarkastinen ohje ei ole tätä päivää. Hyvin vedetyt ja oikeasti tarpeelliset kokoukset ovat hyödyllisiä koko työyhteisölle, tarpeettomilla on taas tuhoisia vaikutuksia työhyvinvoinnille.
– Jos kokouksia on liikaa, niiden järjestelyt eivät toimi tai et edes tiedä, mikä roolisi siellä on, se aiheuttaa kuormittumista. Kuormitus taas heikentää keskittymiskykyä, muistia ja kognitiivista suoriutumista, Tampereen yliopiston projektitutkija Sanna Markkula sanoo.
Tampereen yliopiston tutkimuksessa selvitettiin kokouksien yhteyksiä työhyvinvointiin ja työssä suoriutumiseen. Laajaan kyselyyn kokoustamisen kokemuksista osallistui myös Pron jäseniä.
Valmistelematon kokous on huono kokous
Jo maalaisjärki sanoo, että hyvä kokous tai palaveri on hyvin valmisteltu, se vedetään määrätietoisesti ja päätökset toteutetaan. Silti huonoja, epämotivoivia ja osallistujia tuskastuttavia kokouksia on aivan liikaa.
– Tutkimuksesta käy ilmi, että esimerkiksi yleinen työelämän kiire aiheuttaa sen, että ei ole aikaa valmistella tai valmistautua kokouksiin. Kokouksia voi tulla myös ad hoc täyttämään päivää.
Markkulan mukaan ihmisiä kutsutaan yhtä useammin kokoukseen ihan vain varmuuden vuoksi.
– Erityisesti etäpalaveriin on helppo kutsua ihmisiä, vaikkei olla edes varmoja, tarvitaanko heidän työpanostaan kyseisessä asiassa. Sitten siellä istuu työntekijöitä, joiden panos voisi olla tärkeämpi jossain muussa asiassa.
– Iso haaste etenkin hybridikokouksissa on se, saadaanko etänä osallistuvat kokemaan, että he ovat kokouksessa aidosti mukana ja pystyvät vaikuttamaan.
Oikeanlainen kokous oikeaan tilanteeseen
Erilaisissa palavereissa on eroja, ja niillä on kaikilla hyvät ja huonot puolensa.
Etäkokoukset koetaan parempina teknisemmissä kokouksissa, eli kun pitää hoitaa arkisia asioita ja seurata projektien etenemistä.
– Etäkokouksilla voi olla myönteinen vaikutus hyvinvoinnille siinä mielessä, että päivää pystyy suunnittelemaan joustavammin. Kokoukseen voi osallistua vaikka kävellen ja aikaa ei mene siirtymiin. Tämä kaikki poistaa ylimääräistä stressiä, Markkula sanoo.
Sitten kun pitää ideoida uutta ja huitoa käsillä isoja visioita, kasvokkain istuminen lähikokouksissa on tehokkaampaa.
– Lähikokoukset koetaan hyvänä, jos halutaan kehittää yhteisöllisyyttä, suunnitella uusi tuote tai palvelu tai saada uudet työntekijät sitoutettua. Tärkeää on siis kokousta koolle kutsuttaessa miettiä sen tarkoitus.
Turhia palavereja saa vähentää
Jotta kokoukset olisivat tehokkaita ja motivoivia, yrityksissä kannattaa luoda niille pelisäännöt. Mistä asioista kokoustetaan? Keitä kutsutaan kokoukseen, mitkä asiat hoituvat ilman kokousta?
Mutta onko luvallista vältellä palavereja, jos olettaa, että palaveri on itselle turha ja tarpeeton?
– Työhyvinvoinnin kannalta se vaikuttaisi jopa ihan järkevältä, Sanna Markkula sanoo.
– Tutkimusaineistossa osa ihmisistä kuvasi, että vaikka he eivät suoraan kieltäydy palavereista, he ovat oppineet rajaamaan ja kyseenalaistamaan niihin osallistumista. He saattavat lähettää koollekutsujalle kysymyksen, mikä heidän roolinsa kokouksessa olisi.
Markkula kannustaakin ihmisiä miettimään, onko omassa työssä palavereita, joiden kohdalla pitää toistuvasti miettiä, miksi osallistuu niihin.
Palavereista kannattaa keskustella myös esihenkilön kanssa. Mitkä palaverit kuuluvat työtehtäviin, mistä voi vapaammin päättää itse.
Markkula on mukana itse Tampereen ja Jyväskylän yliopiston parissa erilaisessa tutkimushankkeessa ja sanoo olevansa hyvin vähäpalaverinen ihminen.
– Minulla on keskimäärin vain kaksi etäkokousta viikossa. Niiden aikana on mukavaa päästä vuorovaikutukseen työkavereiden kanssa. Ei haittaisi, vaikka viikossa olisi pari palaveria enemmänkin.
Vaikka Pron jäseniä oli tutkimuksessa mukana, heidän määränsä kokonaisotoksesta (1 910 vastaajaa) oli vajaa kymmenen prosenttia. Siksi Markkula ei vedä johtopäätöksiä kaikkien prolaisten kokouskäytännöistä.
– Pron jäsenillä näytti kuitenkin olevan kokouksia ehkä pikkuisen vähemmän työviikon aikana kuin muilla. He myös vetävät vähemmän kokouksia kuin muut vastaajat.
Pois joutava palaveeraus – ProStoorin viisi vinkkiä
- Jos järjestät kokousta, kutsu mukaan vain ne, joiden tehtäviin asia kuuluu.
- Jos saat kutsun kokoukseen, jonka sisältö tuntuu täysin vieraalta tai turhalta, kysy koollekutsujalta, tarvitaanko sinua todella.
- Jos turhaudut palaverissa, jossa ei saada mitään aikaan, ehdota että päätätte jotain konkreettista.
- Jos sinulla on kalenteri jatkuvasti täynnä kokouksia vailla taukoja, kannattaa miettiä, teetkö oikeita asioita. Voit myös keskustella esihenkilön kanssa siitä, kenellä on oikeus täyttää kenenkin kalentereita.
- Luokaa työpaikalle kokousten pelisäännöt, jossa huomioitte myös tauot.
