Enligt mem på webben lönar det sig att arrangera ett möte då man känner sig ensam och inte vill fatta beslut. Då kan man känna sig viktig, peka på diagram och äta munkar.
Den sarkastiska anvisningen är inte modern. Bra ledda och nödvändiga möten är till nytta för hela arbetsgemenskapen, onödiga har däremot förödande inverkan på arbetshälsan.
– Om det blir för många möten, arrangemangen inte fungerar eller du inte ens vet vilken din roll är, orsakar det belastning. Belastning försämrar i sin tur koncentrationsförmågan, minnet och den kognitiva prestationen, säger Sanna Markkula, projektforskare vid Tammerfors universitet.
I en undersökning vid Tammerfors universitet utreddes sambandet mellan möten och arbetshälsa och att klara av arbetet. I den omfattande enkäten om erfarenheter av möten deltog också medlemmar i Pro.
Ett oförberett möte är ett dåligt möte
Redan sunt bondförnuft säger att ett bra möte är bra förberett, det leds målmedvetet och besluten verkställs. Ändå finns det alldeles för många dåliga, icke motiverande och för deltagarna påfrestande möten.
– Av undersökningen framgår till exempel att allmän brådska i arbetslivet leder till att det inte finns tid att förbereda eller förbereda sig inför möten. Möten kan också komma ad hoc och fylla dagen.
Enligt Markkula kallas människor allt oftare till möten bara för säkerhets skull.
– Det är speciellt lätt att inbjuda människor till distansmöten, fastän man inte ens är säker på om deras arbetsinsats behövs i ifrågavarande ärende. Sen sitter där arbetstagare, vilkas insats kunde vara viktigare annanstans.
– En stor utmaning speciellt på hybridmöten är om man får dem som deltar på distans att känna att de genuint är med på mötet och kan påverka.
Rätt sorts möte i rätt situation
Det finns skillnader mellan olika slags möten och de har alla sina bra och dåliga sidor.
Distansmöten upplevs vara bättre vid mer tekniska möten, såsom då man ska sköta vardagliga saker eller följa med hur ett projekt framskrider.
– Distansmöten kan ha en positiv inverkan på välbefinnandet i den meningen att man flexiblare kan planera dagen. Man kan delta i mötet fast promenerande och det går inte tid till att förflytta sig. Allt detta tar bort extra stress, säger Markkula.
Sen då man ska komma med idéer och gestikulera stora visioner, är det effektivare att sitta ansikte mot ansikte på ett fysiskt möte.
– Fysiska möten upplevs vara bra om man vill utveckla gemenskapen, planera en ny produkt eller tjänst eller engagera nya arbetstagare. Det är alltså viktigt att fundera på syftet då man bjuder in till möte.
Man får minska antalet onödiga möten
För att mötena ska vara effektiva och motiverande, är det bra att skapa spelregler för dem. Om vilka ärenden håller man möte? Vilka inbjuds till mötet, vilka frågor kan skötas utan möte?
Men är det tillåtet att undvika möten om man antar att det är onyttigt och onödigt för en själv?
– Med tanke på arbetshälsan verkar det till och med vara helt klokt, säger Sanna Markkula.
– I undersökningsmaterialet beskrev vissa människor att även om de inte direkt vägrar att delta i möten, har de lärt sig att begränsa och ifrågasätta deltagandet. De kan fråga sammankallaren vilken deras roll skulle vara på mötet.
Markkula uppmuntrar människor att fundera om det i det egna arbetet ingår möten om vilka man upprepade gånger måste fundera över varför man deltar i dem.
Det är också bra att diskutera med chefen om mötena. Vilka möten hör till arbetsuppgifterna, om vilka kan man friare bestämma själv.
Markkula är själv med i ett par av Tammerfors universitets och Jyväskylä universitets forskningsprojekt och säger sig vara en människa med få möten.
– Jag har i genomsnitt två distansmöten per vecka. Under dem är det trevligt att stå i växelverkan med arbetskamraterna. Det skulle inte skada fastän det skulle vara ett par möten mer per vecka.
Trots att det fanns Pros medlemmar med i undersökningen, var deras antal av det totala samplet (1 910 respondenter) knappt tio procent. Därför drar Markkula inte slutsatser om alla Pro-medlemmars mötespraxis.
– Pros medlemmar verkar kanske ändå ha lite färre möten under en arbetsvecka än vad andra har. De leder också färre möten än andra som svarat.
Bort med onödiga möten – ProStooris fem tips
- Om du arrangerar möte, bjud in bara dem till vilkas uppgifter saken hör.
- Om du får inbjudan till möte och innehållet känns helt främmande eller onödigt, fråga den sammankallande om du verkligen behövs.
- Om du blir frustrerad på möte där inget åstadkoms, föreslå att ni fattar beslut om något konkret.
- Om du hela tiden har kalendern full med möten utan pauser lönar det sig att fundera om du gör rätt saker. Du kan också diskutera med chefen om vem som har rätt att fylla vems kalender.
- Skapa på arbetsplatsen spelregler för möten där ni också beaktar pauser.
