Karriärcoachen, handledaren och chefen Sanna Nylund har sett på nära håll hur förändringar skakar om arbetsgemenskaper. Hon sammanfattar chefens roll som ett serviceyrke.
– I förändringar och utmanande situationer kan en chef göra enormt mycket gott för teamet, så länge hen har insett att ledarskapet är till för teamet och inte för att själv stå i rampljuset. Hans eller hennes viktigaste uppgift är att hjälpa teamet att göra sitt jobb och att få skina.
När en organisation genomgår en stor förändring – till exempel uppsägningar, organisationsförändringar eller införande av AI – rubbas de anställdas grundtrygghet. Då behövs en chef som ger en känsla av trygghet. Men hur gör man det i praktiken?
Som karriärcoach på UP Partners ger Nylund, med decennier av erfarenhet, sex konkreta och beprövade råd för hur man bör leda ett team i svåra tider:
1. Var närvarande och tillgänglig
Känslan av trygghet skapas på nära håll. En bra teamledare visar att hen är nåbar när teammedlemmar behöver det. Närvaro behöver inte betyda ständig online-aktivitet, utan att man verkligen lyssnar när någon tar kontakt.
– I mitt eget arbete säger jag ofta till teamet att de kan ge kunden mitt nummer för klagomål. Nästan aldrig får jag ett samtal, men det är ett budskap: jag finns, jag står vid er sida och tar ansvar för svåra frågor. Ni blir inte lämnade ensamma i svåra situationer.
2. Kommunicera tydligt och rättvist
Mitt i förändringen sprids rykten lätt. Därför bör information delas klart, uppdaterat och samtidigt till alla. Rättvisa i kommunikationen är ofta viktigare än perfekta svar. Att vara öppen om vad man vet och vad man inte vet skapar förtroende och ro.
– Av chefen krävs mod att visa sin okunskap. Modet att säga “jag vet inte än, men jag ska ta reda på det” stärker teamets förtroende mer än konstlad säkerhet. Öppenhet ger även utrymme för frågor och lyssnande.
3. Lyssna innan du ger instruktioner
Att bli hörd är en av de viktigaste källorna till trygghet på arbetsplatser. Om teamets oro inte stoppas och hörs, riskerar instruktioner och beslut att kännas distanserade.
– Speciellt i förändringstider finns rädslor nära ytan hos människor. Därför är det klokt att ge utrymme att uttrycka vad de upplever och oroar sig för. Du behöver inte hålla med, men först efter att ha lyssnat kan du säga att du förstår deras oro och situation – men ändå måste vi agera på ett visst sätt.
4. Var förebild för teamet och våga göra fel
Om man vill öka öppenheten och hjälpsamheten måste man först visa ett sådant exempel för teamet. Om man vill att teamet ska våga prova nytt, måste man också visa exempel på misslyckanden och tolerans för osäkerhet.
– Psykologisk trygghet skapas i vardagens små handlingar. När teamet får tillåtelse att göra fel vågar man också lära och utvecklas. Forskning visar att psykologiskt trygga team presterar bättre än andra.
5. Ta hand om dig själv också
Som chef kan du inte stötta andra om du inte själv mår bra. Förändringstider är belastande även för chefen, och det är särskilt viktigt att ta hand om återhämtning. Pauser, tydliga arbetstidsgränser och samtal med kollegor eller handledare hjälper dig orka vidare.
– När du tar hand om dig själv blir du samtidigt en modell för hela teamet. Chefen kan också hjälpa teamet med återhämtning genom att prata om hur var och en återhämtar sig under och efter arbetsdagen. I hektiska tider, och särskilt vid distansarbete, glöms ofta återhämtningen bort – därför är det viktigt att påminna om den regelbundet.
6. Utnyttja Pros stöd för chefer
Chefen kan ofta känna sig ensam, men stöd finns att få. Till exempel erbjuder Pro utbildningar, webbinarier, rådgivning och coaching för chefer, som hjälper en att orka även i svåra situationer.
– Den karriärcoaching som Pro erbjuder via UP Partners kan också användas för att hantera knepiga situationer i chefskapet. I coachingen behandlas alla arbetsrelaterade frågor som deltagaren vill diskutera, säger Nylund.
Nylund understryker slutligen att att skapa känslan av trygghet inte kräver raketvetenskap, utan är frukten av ett tjänande förhållningssätt med mänskliga vardagshandlingar: närvaro, lyssnande, rättvis kommunikation och öppen ärlighet.
