Uravalmentaja, työnohjaaja ja esihenkilö Sanna Nylund on nähnyt läheltä, miten muutokset ravistelevat työyhteisöjä. Hän kiteyttää esihenkilön roolin palveluammatiksi.
– Muutoksissa ja haastavissa tilanteissa esihenkilö voi tehdä tiimille valtavasti hyvää, kunhan on sisäistänyt, että esihenkilöys on tiimiä eikä parrasvaloja varten. Hänen tärkein tehtävänsä on auttaa tiimiä hoitamaan hommansa ja loistamaan.
Kun yrityksessä tai organisaatiossa tulee iso muutos, kuten irtisanomisia, organisaatiouudistus tai vaikka tekoälyn käyttöönotto, työntekijöiden perusturvallisuus horjuu. Silloin tarvitaan esihenkilöä tuomaan tiimille turvallisuuden tunnetta. Miten tämä käytännössä tapahtuu?
UP Partnersissa uravalmentajana toimiva Nylund antaa vuosien oppien ja kokemuksen perusteella kuusi konkreettista ja toimivaksi havaittua käytännön vinkkiä, miten tiimiä kannattaa johtaa vaikeina aikoina.
1. Ole läsnä ja saavutettavissa
Turvallisuuden tunne luodaan läheltä. Siksi hyvä tiiminvetäjä näyttää ja osoittaa, että on tavoitettavissa silloin, kun tiimiläiset tarvitsevat. Läsnäolo ei tarkoita jatkuvaa online-tilaa, vaan sitä, että aidosti kuuntelee, kun joku ottaa yhteyttä.
– Omassa työssäni olen sanonut tiimiläisille, että vaikealle asiakkaalle voi aina antaa minun puhelinnumeroni reklamointia varten. Hyvin harvoin saan yhtään soittoa, mutta se on viesti, että olen läsnä, olen puolellasi ja otan esihenkilön vastuun vaikeista asioista. Ette jää yksin vaikeassa tilanteessa.
2. Viesti selkeästi ja reilusti
Muutoksen keskellä huhut leviävät herkästi. Siksi tieto kannattaa jakaa selkeästi, ajantasaisesti ja kaikille samanaikaisesti. Reiluus viestinnässä on usein tärkeämpää kuin täydelliset vastaukset. Avoimuus siitä, mitä tiedetään ja mitä ei vielä voida kertoa, luo luottamusta ja rauhoittaa.
– Esihenkilöltä vaaditaan viestinnässä rohkeutta osoittaa oma tietämättömyytensä. Rohkeus sanoa “en tiedä vielä, mutta selvitän” vahvistaa tiimin luottamusta enemmän kuin teennäinen varmuus. Avoimuus antaa väylän myös kysymyksille ja kuuntelulle.
3. Kuuntele ennen kuin ohjeistat
Kuulluksi tulemisen kokemus on yksi tärkeimmistä turvallisuuden lähteistä työpaikoilla. Jos tiimin huolia ei pysähdytä kuulemaan, ohjeet ja päätökset jäävät helposti etäisiksi.
– Varsinkin muutostilanteessa pelot ovat ihmisten mielessä pinnalla. Siksi kannattaa antaa tilaa kertoa, mitä he kokevat ja mikä heitä huolettaa. Sinun ei tarvitse olla samaa mieltä, mutta vasta kuuntelemisen jälkeen voit sanoa, että ymmärrän huolesi ja tilanteesi, mutta meidän on silti toimittava näin.
4. Ole mallina tiimille ja uskalla erehtyä
Jos haluaa lisätä avoimuutta ja avuliaisuutta, niitä pitää osoittaa ensin itse ja olla mallina tiimille. Jos taas haluaa, että tiimi uskaltaa kokeilla uutta, pitää näyttää esimerkkiä myös epäonnistumisista ja epävarmuuden sietämisestä.
– Psykologinen turvallisuus syntyy arjen pienistä teoista. Kun tiimissä on lupa erehtyä, uskalletaan myös oppia ja kehittää. Tutkimukset osoittavat, että psykologisesti turvalliset tiimit menestyvät muita paremmin.
5. Huolehdi myös itsestäsi
Esihenkilönä ei voi tukea muita, jos ei itse voi hyvin. Muutostilanteet kuormittavat myös esihenkilöä, jolle palautumisesta huolehtiminen on erityisen tärkeää. Tauot, työajan rajat ja keskustelu kollegoiden tai työnohjaajan kanssa auttavat jaksamaan.
– Kun huolehdit itsestäsi, toimit samalla mallina koko tiimille. Esihenkilö voi auttaa tiimiä myös jaksamisessa keskustelemalla, miten kukin palautuu työpäivän aikana ja sen jälkeen. Kiireen ja varsinkin etätöiden keskellä palautumisen tärkeys usein unohtuu, ja siksi siitä on tärkeä muistuttaa säännöllisesti.
6. Hyödynnä Pron tuki esihenkilöille
Esihenkilö saattaa tuntea usein jäävänsä yksin, mutta apua kyllä löytyy. Esimerkiksi Pro tarjoaa esihenkilöille koulutuksia, webinaareja, neuvontaa ja valmennusta, joiden avulla jaksaa myös vaikeissa tilanteissa.
– Pron tarjoamaa UP Partnersin uravalmennusta voi käyttää myös esihenkilöiden kohtaaminen kimuranttien tilanteiden käsittelyyn. Valmennuksessa käsitellään kaikkea työelämään liittyviä asioita, joista valmennettava haluaa keskustella toisen ihmisen kanssa, Nylund vinkkaa.
Nylund korostaa lopuksi, että turvallisuuden tunteen luominen ei ole rakettitiedettä, vaan palveluasenteesta kumpuavia arkisia inhimillisiä tekoja: läsnäoloa, kuuntelemista, reilua viestintää ja avointa rehellisyyttä.
