Kun uusi virasto tammikuussa aloittaa, toimintaan ei tule suuria muutoksia, vaan työntekijät jatkavat pääsääntöisesti entisessä työssään.

– Näkyvin muutos on se, että kyltit vaihtuvat uusiin. Helsingissä Väestörekisterikeskus ja Uudenmaan maistraatti muuttivat samaan osoitteeseen jo tänä vuonna, uuden viraston tuleva pääjohtaja Janne Viskari kertoo.

 Helsingissä Väestörekisterikeskus ja Uudenmaan maistraatti muuttivat samaan osoitteeseen jo tänä vuonna.

Vaikka toimipisteet pysyvät ennallaan, nimenmuutoksen myötä vaihtuvat myös postitusosoitteet sekä henkilöstön puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Jotta asiakkaiden postit ja puhelut löytävät jatkossakin perille, uusista yhteystiedoista on tiedotettava tehokkaasti.

– Muutoksesta tullaan tiedottamaan asiakkaille, jotka ovat meihin säännöllisesti yhteydessä. Tässä varmasti myös hyvät nettisivut ovat avainasemassa, sanoo tarkastaja Linda-Maria Söderholm Lounais-Suomen maistraatista.

Hän työskentelee holhoustoimen edunvalvontapalveluissa Porissa, toimii ammattiliitto Pron varaluottamusmiehenä ja kuuluu prolaiseen ProUnioniin.

Palvelut sähköistyvät vaiheittain

Valtakunnallisen viraston etuna on esimerkiksi se, että työt voidaan jakaa tasaisesti eri yksiköiden välillä. Maistraateilla on tätä nykyä kaikilla samat tehtävät, mutta alueellinen toimivalta. Siksi esimerkiksi yliopistokaupunkien maistraateissa on ollut syksyisin ruuhkahuippu, kun uudet opiskelijat ilmoittavat osoitteenmuutoksesta.

–  Tämä tarkoittaa, että työkavereita ja esimiehiä voi olla missä tahansa, ei siis välttämättä samoissa tiloissa. Osalla näin on ollut tähänkin asti, Viskari sanoo.

Linda-Maria Söderholmin työkaverit ja esimiehet säilyvät ennallaan myös muutoksen jälkeen. Kaikkiaan hän kiittelee sitä, että uudesta virastosta on tarjottu tietoa monin tavoin.

– Muutosta on valmisteltu hyvin, vaikka jokainen toki kokee sen yksilöllisesti. Näkemykseni mukaan muutosta odotetaan kuitenkin myönteisin mielin. Myös Pron puolella muutosta on valmistelu ensiluokkaisesti, Söderholm sanoo.

Osa työntekijöistä odottaa Viskarin mukaan, että enemmän muutoksia tapahtuisi heti vuodenvaihteessa. Isommat muutokset vievät kuitenkin aikaa. Maistraattien ja Väestörekisterikeskuksen perinteisiä asiakaspalvelutehtäviä sähköistetään vaiheittain, ja kehitysohjelma ulottuu aina vuoteen 2027.

Muutosta on valmisteltu hyvin, vaikka jokainen toki kokee sen yksilöllisesti.

– Kaikkea ei tietenkään tarvitse sähköistää, mutta kaikkein eniten kyselyitä saamme siitä, miksi tätä tai tuota palvelua ei ole digitaalisena.

Maistraattihäät säilyvät puhekielessä

Väestörekisterikeskus ja maistraatit ovat tähän mennessä hoitaneet osittain rinnakkaisia palveluita. Väestörekisterikeskus on nimensä mukaisesti pitänyt rekisteriä väestön tiedoista, kuten henkilötunnuksesta, osoitteesta ja äänioikeudesta, ja maistraatit ovat toimineet tavallaan asiakaspalveluverkostona. Niissä hoidetaan muun muassa avioehtoja ja edunvalvonta-asioita sekä rekisteröidään suomalaisten osoitteet.

Kansalaisille merkittävä muutos on se, että jatkossa voi asioida missä tahansa  Digi- ja väestötietorekisterin toimipisteessä, eikä enää tarvitse mennä oman alueen toimipisteeseen. 

Kansalaisille merkittävä muutos on se, että jatkossa voi asioida missä tahansa maistraatissa Digi- ja väestötietorekisterin toimipisteessä.

Suomalaisille maistraateista tulee useimmin mieleen siviilivihkiminen. Vaikka maistraatit virallisesti jäävät historiaan, Viskari lohduttaa, että ihmiset voivat edelleen puhekielessä mennä naimisiin maistraatissa.

– Päätimme jättää kyltteihin uuden viraston nimen rinnalle sanan maistraatti, jotta vihkimiseen tulevat ihmiset löytävät perille, hän sanoo.

Henkilöstömäärä vähenee eläköitymisten myötä

Valtakunnallistumisen myötä joitain toimintoja keskitetään, mutta kaikki toimipisteet jatkavat toimintaansa. Itä-Suomen aluehallintoviraston alainen maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö lakkautetaan, ja sen 15 työntekijää siirtyvät uusin tehtäviin uudessa virastossa.

Seuraavien viiden vuoden aikana uuden viraston henkilöstöstä noin sata jää eläkkeelle, eikä kaikkien tilalle palkata uusia työntekijöitä. Maistraattien ja Väestörekisterikeskuksen työntekijöiden osaaminen on varsin samanlaista, joten tehtäviä voidaan tarpeen mukaan vaihtaa.

– Työntekijöille tulee paremmat mahdollisuudet edetä uralla tai vaihtaa toisenlaisiin tehtäviin viraston sisällä, Viskari sanoo.

Apua muille digipalveluiden kehittämiseen

Perinteisten tehtävien hoitamisen lisäksi uusi virasto on yksi maan keihäänkärkiä digitaalisten palveluiden kehittämisessä. Väestörekisterikeskus on luonut sähköisen identiteetin ja tunnistamisen palveluita, joiden ansiosta suomalaiset voivat asioida viranomaisten kanssa netin välityksellä.

Nyt tunnistuspalvelua käyttävät lain nojalla kaikki viranomaiset. Seuraavaksi Viskari näkee paljon potentiaalia sähköisessä viestipalvelussa ja sähköisissä valtakirjoissa. Viestipalvelun ideana on, että eri viranomaiset voivat lähettää kansalaisille viestejä sähköisesti yhteen viestilaatikkoon ja korvata näin ajan mittaan paperiset viestit.

Uusi virasto on yksi maan keihäänkärkiä digitaalisten palveluiden kehittämisessä.

Apteekit esimerkiksi ottivat tänä vuonna käyttöön sähköisen valtakirjan, jonka ansiosta kuka tahansa voi hakea toisen puolesta lääkkeet apteekista. Etelä-Savossa ja Etelä-Karjalassa on puolestaan otettu käyttöön sähköinen ajanvaraus terveyskeskukseen. Sen ansiosta esimerkiksi muualla asuvat lapset voivat hoitaa iäkkäiden vanhempiensa asioita.

Viranomaisille uusi virasto tarjoaa myös keskitettyjä digitaalisen palvelukehityksen tukipalveluita. Yhdestä osoitteesta saa apua yhtä lailla tietoturvaan kuin vaikkapa helppokäyttöisyyteen liittyen.

– Olemme auttamassa muita asioinnin kehittämisessä, jotta he pystyvät tekemään palveluita helpommin ja halvemmalla. Jotkut pienet kunnat suorastaan vaativat, että tulkaa kertomaan, mitä meidän pitäisi tehdä, Viskari kertoo.