Ammatissa Pro -lehti/Laura Pörsti
Kopiokone temppuilee. Kokouksessa joudutaan odottelemaan Mattia, ja kahvitauko venähtää, kun kollega kertoo pitkää juttua lapsensa vesirokosta. Että sellainen työpäivä.
– Rikkinäisen kopiokoneen kanssa tappelemiseen menee helposti kymmenen minuuttia, myöhästyjän odotteluun toiset kymmenen ja kollegan jutusteluun vielä kymmenen minuuttia, toteaa sopimusalavastaava Jari-Pekka Suokas Ammattiliitto Prosta.
Toimihenkilöiden työaikakeskeytyksiä tutkittiin kesäkuussa julkistetussa, Elinkeinoelämän keskusliiton ja STTK:n tuottavuustyöryhmän ideoimassa tutkimuksessa. Se toteutettiin kyselynä Pron jäsenille, ja tutkimuksen johtoryhmässä olivat mukana myös Työtehoseura, Työterveyslaitos ja Teknologiateollisuus.
Paljastui, että 20–30 prosenttia toimihenkilöiden työajasta kuluu erilaisiin keskeytyksiin. Niistä yli puolet aiheuttaa työtoveri, joku ulkopuolinen henkilö, esimies tai alainen.
– Keskeytys on hyvä asia silloin, kun siitä on hyötyä molemmille osapuolille tai kun keskeytettävä voi auttaa. Silloin niistä tulee hyvä mieli kaikille. Muunlaiset keskeytykset katkaisevat ajatuksen turhaan, Prota tutkimustyöryhmässä edustanut Suokas linjaa.
Reilu neljännes keskeytyksistä aiheutuu työn organisoinnista kuten tarvittavan päätöksen puutteesta ja loppu 15 prosenttia teknisistä vioista. Niistä on harvoin hyötyä.
Kuuluuko kahvinkeitto työnkuvaan?
Hallinnollisista tehtävistä herkimmin työtä häiritseviksi koetaan ulkopuolisille tahoille raportointi, sisäiset kokoukset ja työpaikan kehittämistehtäviin osallistuminen.
– Ne kuuluvat työhön, jos vievät sitä eteenpäin. Kuitenkin päällekkäistä raportointia, huonosti suunniteltuja kokouksia ja oman työn päälle yhtäkkiä ilmestyviä kehittämistöitä on liikaa, Jari-Pekka Suokas analysoi.
Uusia tehtäviä tulee toimihenkilöistä suurimman osan pöydälle ennen kuin vanhoistakaan on päästy. Ne vähentävät keskeytymätöntä työaikaa.
– Päällekkäiset työt ovat osa elämää, mutta turhaa sirpaleisuutta pitää välttää. Ei ole kenenkään etu, jos ihmiset stressaantuvat liikaa.
Suokkaan mukaan toimihenkilön työaika omien ydintehtävien hoidossa on jo kiristetty äärimmilleen. Pelivaraa ei juuri ole.
– Tärkeintä on, että johto tiedostaa, miten paljon mikäkin hallintorutiini vie alaisten aikaa. Toimenkuvien on oltava ajan tasalla, hän toteaa.
Nyt toimihenkilöiden työajasta lähes 13 prosenttia kuluu tehdessä töitä, jotka eivät kuulu toimenkuvaan.
– Eräs toimihenkilö kertoi, että hänen vastuullaan on keittää joka aamu ja iltapäivä toimistossa kahvit. Esimies ei ehkä tajunnut, että tämä vie hyvinkin viisi prosenttia hänen työajastaan.
Ympäristöllä on merkitystä
Äänet ja väärä lämpötila koetaan suurimmiksi työympäristön häiriötekijöiksi. Ne ovat usein ongelmina avokonttoreissa, jotka vähentävät melkein kaikenlaisten toimihenkilöiden keskeytymätöntä työaikaa.
– Avokonttori näyttää sopivan lähinnä esimiehille. Heidän työaikansa on muutenkin muita rikkonaisempi, Jari-Pekka Suokas toteaa.
Häiriötekijöiden esikartoitustutkimusta on tarkoitus jatkaa paneutumalla tarkemmin viiteen toimialaan, jotka kattoivat 2 178 vastaajasta yli puolet: teknologiateollisuuteen, rahoitukseen, kemianteollisuuteen, televiestintään ja palvelualoihin.
– Ei riitä, että vain toteamme ongelmat. On keksittävä myös ratkaisuja.
Kyse on lopulta pienistä asioista, joista osaan jokainen voi itsekin vaikuttaa.
– Meillä on toimistossa käytössä älä häiritse -lappu, jonka voi ripustaa oveen. Toimistossa voidaan myös päättää, että tiettynä päivänä viikossa ei pidetä kokouksia, Suokas ehdottaa.
Toimistoissa kannattaa panostaa siihen, että henkilöstö osaa käyttää tarvittavia ohjelmistoja ja laitteita. Toimiva tekniikka säästää paljon aikaa.
Kokousten alkamiseen voisi Suokkaan mielestä suhtautua kuten koulussa: mattimyöhäisiä ei odotella. Lopulta kyse on kaikkien edusta.
– Jos tällaisten asioiden takia syntyy tarve pidempiin työpäiviin, se nakertaa yritysten kilpailukykyä ja tuottavuutta.
Aiheesta aiemmin:
14.6.2013 Neljännes työajasta kuluu keskeytyksiin – kollega häiritsee eniten