Onko työpaikallasi käytössä kulkukortti? Käytätkö töihisi Microsoft Outlook 365:tä? Entä tiedätkö, millaisia tietoja sinusta työpäivän aikana kertyy työnantajan palvelimille?
Moni vastaa kahteen ensimmäiseen kysymykseen kyllä ja viimeiseen en.
Ammattiliitto Pron yhteyspäällikkö Liisa Halme huomauttaa, että niin kulkukortin kuin ohjelmistojätin kalenterin ja sähköpostin käytöstä kertyy päivittäin työnantajalle valtava määrä tietoa työntekijöiden liikkumisesta ja tekemisestä.
Tietoa voi kertyä myös esimerkiksi työntekoon käytettävien mobiilisovellusten, puhelutallenteiden ja kameravalvonnan kautta.
Yksityisyyden suoja myös työelämässä
– Työntekijöiden seuranta, tiedonkeruu heidän liikkeistään ja tekemisistään on harmaa alue. Työnantajalla on oikeus valvoa ja seurata työntekoa, mutta toisaalta tiedonkeruun pitää olla aina perusteltua. Liiallisuuksiin menevä seuranta rikkoo työntekijän yksityisyyden suojaa, Halme sanoo.
Yksityisyyden suojalla työelämässä tarkoitetaan työntekijän oikeutta olla paljastamatta työnantajalle yksityiselämän piiriin kuuluvia asioita, esimerkiksi tietoja terveydestä, järjestäytymisestä tai perhetilanteesta.
Suomen lainsäädännössä muun muassa perustuslaki ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä säätelevät tätä harmaata aluetta.
Kysy nämä viisi kysymystä seurannasta
Mitä palkansaajan sitten pitäisi tietää työnantajan harjoittamasta seurannasta ja tietojen keruusta?
Halmeen mukaan jokaisella työpaikalla pitäisi kysyä ainakin seuraavat viisi kysymystä: Mitä tietoja työnantaja kerää työntekijöistä? Mitä tarkoitusta varten? Kuka tiedot näkee? Minne ne kerätään? Miten kauan niitä säilytetään?
Jokaisella työpaikalla pitäisi kysyä ainakin seuraavat viisi kysymystä: Mitä tietoja työnantaja kerää työntekijöistä? Mitä tarkoitusta varten? Kuka tiedot näkee? Minne ne kerätään? Miten kauan niitä säilytetään?
– Työnantajan pitäisi kertoa vastaus näihin kysymyksiin aina, kun työpaikalla otetaan käyttöön uusi seurantaväline, uusi sovellus tai laite, joka kerää työntekijöistä tietoa, Halme sanoo.
Parhaassa tapauksessa työnantaja käyttää kerättyjä tietoja niin, että kaikki hyötyvät. Työajan seuranta voi paljastaa vaikkapa resurssipulan. Tietty yksikkö saattaa toistuvasti tehdä ylitöitä, koska väkeä ei ole tarpeeksi. Tai seurannan kautta esimies voi havaita työntekijän osaamisen puutteita ja tarttua niihin.
Toisaalta tiedonkeruuseen liittyy myös riskejä. Tietoja voidaan käyttää väärin.
– Kerätystä datasta voi tehdä päätelmiä, jotka vaikuttavat työnantajan arvioon työntekijästä. Ja jos tallennetut tiedot ovat yhdysvaltalaisen yhtiön hallussa, voi yhtiö myydä oman maansa lakien mukaan tietoja edelleen, Halme selittää.
Etätyöt tuoneet uusia haasteita
Seuranta voi paljastaa myös tietoja ammatillisesta järjestäytymisestä. Jos työnantaja kerää tietoa luottamushenkilöiden kontakteista, voi paljastua, ketkä henkilöstöstä kuuluvat liittoon.
Sopimusalavastaava Sari Lassila huomauttaa, miten etätyöt ovat haastaneet yksityisyyden suojaa aivan uudella tavalla. Etätyöläisten videopalavereissa päällä olevien kameroiden kautta saattaa päästä kurkkimaan kollegoiden koteihin.
Etätyöläisten videopalavereissa päällä olevien kameroiden kautta saattaa päästä kurkkimaan kollegoiden koteihin.
– Jos ei osaa käyttää taustakuvaa ja sumennusta, muut näkevät, miltä kodissasi näyttää. Onko siistiä vai sotkuista ja keitä muita on kotona? Näkymästä voi tehdä monenlaisia johtopäätöksiä, Lassila sanoo.
Turvaa laista ja yhteisistä pelisäännöistä
Työntekijöiden laajamittainen digitaalinen seuranta on melko uusi ilmiö.
Lassilan ja Halmeen mukaan niin työntekijöillä, luottamushenkilöillä kuin osalla työnantajistakin on aukkoja tiedoissaan.
– Moni saattaa ajatella, että eihän minulla ole mitään salattavaa. Harva kuitenkaan ymmärtää, miten paljon ja millaista tietoa heistä kerätään, Lassila sanoo.
Moni saattaa ajatella, että eihän minulla ole mitään salattavaa. Harva kuitenkaan ymmärtää, miten paljon ja millaista tietoa heistä kerätään.
Pro on omalta osaltaan herätellyt luottamushenkilöitä ja liiton jäseniä miettimään yksityisyyden suojaa työelämässä. Lassila ja Halme ovat pitäneet aiheesta webinaarin.
Jos työelämä ei ole pysynyt digitaalisen seurannan kehittymisen perässä, ei niin ole tehnyt lainsäädäntökään.
– Meillä ei ole juuri ollut tähän liittyviä oikeustapauksia. Se johtunee siitä, että työpaikoilla aihetta ei tunneta eikä lainsäädäntökään ole ajan tasalla. Lakien pitäisi säädellä yksityisyyden suojaa nykyistä tarkemmin, Halme huomauttaa.
Seurannan pelisäännöistä voi sopia myös työmarkkinajärjestöjen kesken. Halme kertoo esimerkin islantilaisesta pankista, jossa työnantaja ja ammattiliitto sopivat paikallisesti, että henkilöstön tietoja ei saa välittää eteenpäin eikä raportoinnilla saa kerätä tietoa järjestäytymisestä.
– Tällaista sopimista toivoisin lisää, Halme sanoo.
Artikkeli on julkaistu alun perin 18.5.2022.